تجربه، مهمترین عامل در فراگیری قابلیت های مدیریتی است به طوری که بررسی ها نشان می دهد کسب قابلیت های مدیریتی، تا ۷۰ درصد از طریق تجربه صورت می پذیرد و اینکه ما فردی را در سازمان خود مجرب می نامیم و شایسته عهده دار شدن مسئولیتی می دانیم، ناشی از همین موضوع است.

البته لازم به توضیح است که افراد به مرور و با قرارگرفتن در موقعیت های مختلف، به توانایی هایی می رسند که بوسیله آن می توانند با مسایل گوناگون روبرو شده و بر شرایط دشوار غلبه نمایند و اینگونه است که می توان گفت هر ماموریت جدید، مهارت جدیدی را به ما آموزش می دهد که یک تجربه سازنده است.

برای تجربه مدیریتی می توان تعاریفی مختلف و از ابعاد گوناگون ارایه نمود. از یک منظر، تجربه مدیریتی هر اقدام، ماموریت یا پروژه ای است که موجب ایجاد تغییر و یا ارتقاء در سطح عملکرد سازمان از طریق بکارگیری رویکردها، شیوه ها و روش های مدیریتی می شود. همچنین تجربه مدیریتی را می توان فرایند مواجهه و شناخت مساله، اتخاذ تصمیم و اقدام در جهت اجرای آن در جریان حل یک مساله یا مشکل جدید تعریف نمود.

باید توجه داشت که بین تجربه مدیریتی با سایر تجارب تفاوت هایی وجود دارد و این تفاوت ها هم از حیث شکل گیری و هم از نظر مستندسازی قابل توجه است .

تجربه مدیریتی تجربه ای است که بر پایه یک فرایند مدیریتی و با استفاده از رویکردهای مدیریتی مانند مشارکت گروهی شکل می گیرد. در طرف مقابل، تجارب، فنونی هستند که حاصل شناخت و درک روابط بین اشیا و کارکردهای تاسیسات و دستگاه ها و در پاره ای موارد ارتباط انسان با ماشین آلات است.

چنین تجاربی اگرچه بسیار مفید بوده و گره گشای مشکلات سازمان است اما تجربه مدیریتی نیست و بخصوص از حیث هم آموزی برای مدیران سازمان های دیگر معمولا دارای نارسایی ها و محدودیت هایی می باشند.

اما تجارب مدیریتی بخاطر بهره مندی از زبان و ادبیات مشترک مدیریت، قابلیت انتقال به سازمان ها و مدیران دیگر را نیز داشته و به راحتی برای همه قابل درک و هم آموزی است.

• ارکان تجربه مدیریتی

هر تجربه مدیریت ۴ رکن دارد و  وقتی از ارکان تجربه مدیریتی صحبت می کنیم یعنی اینکه بدون هریک از رکن ها، تجربه مدیریتی ناقص است و امکان انتقال کامل به دیگران ندارد.

در واقع این رکن ها مانند پایه های اصلی بنای تجربه مستند شده هستند. البته در تجربه مدیریتی که ارایه می دهیم، موارد دیگری نیز هست که باید مورد توجه قرار بگیرد اما در اینجا بحث ما ارکان است. این ارکان عبارتند از:

1. مساله و ضرورت
2. نقطه تصمیم گیری
3. مراحل اجرا
4. نتایج و تحلیل آن.

حال به بررسی هریک از موارد چهارگانه فوق می پردازیم:

• مساله و ضرورت :

نقطه شروع هر تجربه مدیریتی در عالم واقع، یک مساله، ضرورت، چالش و یا گاهی فرصت است. یعنی همیشه یک موضوع خاصی بوده که ذهن مدیران را به خود درگیر کرده و به فکر چاره اندیشی افتاده اند.

بنابراین باید به درستی ابعاد این رکن را به مخاطبان تجربه منتقل کنیم. برای این منظور لازم است اطلاعات دقیقی از جنبه های مختلفی که ذهن مدیران را به خود مشغول کرده و در واقع مساله و ضرورت وقوع تجربه مدیریتی ما را شکل می دهد مطلع بوده و بتوانیم آن را منعکس نماییم.

در بیان مساله ضمن اینکه باید ابعاد مختلف را در نظر داشت اما ارتباط مساله با تجربه مدیریتی را نیز باید مورد توجه قرار داد و اینکه مسائل و ضرورت هایی را بیان کنیم که منشا شکل گیری تجربه ما هستند وگرنه سازمان ها همیشه با مسایل متعدد و متفاوتی روبرو هستند که هر یک از آنها می تواند مبنای یک تجربه مدیریتی باشد.

• نقطه تصمیم گیری:

نقطه تصمیم گیری یکی از رکن های اصلی تجربه است که در هنگام مستند سازی کمتر به آن توجه می شود. اینکه مدیران چگونه با بررسی مساله موجود، راهکار انتخابی را برگزیده اند همان نقطه تصمیم گیری است. در این بخش باید به روشنی بیان شود که مدیر یا مدیران مربوطه با چه ساز و کاری تصمیم گیری نموده اند و برای اجرا برنامه ریزی نموده اند.

آیا این تصمیم یک تصمیم مشارکتی و از طریق کمیته های تخصصی بوده و یا اینکه با مطالعه تجربه دیگران و یا مواردی از این دست بوده است.انعکاس شیوه تصمیم گیری بخصوص از این جهت دارای اهمیت است که مخاطب، علت برگزیدن راهکار مورد نظر شما را درک می کند. در غیر این صورت ممکن است مخاطب تجربه شما، مدام با این سوال روبرو باشد که چرا شیوه دیگری انتخاب نشد؟

در حالیکه ما می توانیم با تبیین مناسب موقعیت مساله و جوانب مختلف، چگونگی رسیدن به تصمیم خاص را تشریح نماییم.نکته دیگری که در این مورد حائز اهمیت است، مغفول ماندن نقطه تصمیم گیری در شیوه های مستند سازی سنتی است. در شیوه های مستندسازی زونکنی و پرونده ای، بعلت آنکه صرفا مکاتبات نگهداری می شود، غالبا از شیوه ها و چگونگی تصمیم گیری رد و نشانی پیدا نمی شود مگر آنکه کمیته ای وجود داشته باشد و صورتجلسه کامل مذاکرات نیز تهیه شده باشد که معمولا کمتر اتفاق می افتد.

• مراحل اجرا:

شاید بتوان مراحل اجرا را متن اصلی تجربه نامید، چرا که در این بخش است که شما تجربه عملی خود را ارایه کرده و فعالیت هایی که در راستای رفع مساله و چالش سازمان خود انجام داده اید منعکس می نمایید.

در تشریح مراحل اجرا، دسته بندی درست فعالیت ها و همچنین رعایت ترتیب و توالی اتفاقات از اهمیت زیادی برخوردار است. باید فعالیت های انجام شده که اصولا بر اساس تصمیم گیری و برنامه ریزی بوده را بطور کامل توضیح داده و برای مخاطبان تجربه، نقطه ابهامی درباره کارهای صورت پذیرفته باقی نگذاریم.

• نتایج و تحلیل آن:

بخش نتایج از این حیث که مؤید توفیق تجربه مدیریتی شماست دارای اهمیت بسیار است. یعنی شما پس از تبیین مساله و ضرورت، شیوه تصمیم گیری و فعالیت های انجام شده باید بصورت مستند نشان دهید که کارهایی که انجام داده اید باعث رفع مساله یا حداقل کمرنگ شدن اثرات آن گردیده است.

در بخش نتایج باید فعالیت های انجام شده را تحلیل نماییم و با شیوه های مختلف، اثربخشی کارهایمان را نشان دهیم. این کار می تواند از طریق نمودارها، جداول، تحلیل های آماری، نظرسنجی و… صورت پذیرد.باید توجه داشت که در بخش نتایج، به دستاوردهایی اشاره کنیم که نتیجه مستقیم فعالیت های ما بوده و همچنین دارای اجزای مشخص باشد.

بیان نتیجه گیری های کلی و سخن گفتن از تغییرات فراوان و شگرف، بدون بیان نشانه های آن، تنها باعث سردرگمی و عدم اعتماد مخاطب به محتوای تجربه مدیریتی شما می گردد. بنابراین بهتر است با بیان و تحلیل نتایج ملموس تجربه مدیریتی، نقاط ضعف و پیشنهادات خود را برای بهینه شدن نتایج ارایه نمایید.

( با تشکر از جناب آقای مرتضی بخشایش برای ارایه مطلب فوق)