اهمیت تصمیم‌گیری در اداره سازمان‌ها بر کسی پوشیده نیست، به طوری که سازمان را شبکه تصمیم و مدیریت را عمل تصمیم‌گیری نامیده‌اند. امروزه تصمیمات مدیریتی صرفا نمی‌توانند بر نبوغ، شهود و قضاوت شخصی افراد متکی باشند، بلکه باید بر پایه بررسی‌های علمی، آمار و اطلاعات تردید‌ناپذیر استوار شوند.بنابراین باید سازمان‌ها را به گونه‌ای پایه‌ریزی کرد تا بتوان اطلاعات کافی و صحیح را به موقع به مدیران ارائه نمود.

همزمان با گسترش استفاده از نظام‌های اطلاعات مدیریت در سازمان‌ها ، برخی از دانشمندان علم مدیریت و اطلاعات، رهیافت دیگری را در پیش گرفتند و نظام‌های پشتیبان تصمیم‌گیری را طراحی نمودند. نظام‌هایی که اطلاعات مناسب را برای حل یک مساله خاص و تصمیم‌گیری مدیران تولید می‌کنند. به عبارتی دیگر، مدیران هنگام اتخاذ تصمیم با شرایط مختلفی سروکار دارند و همچنین تصمیماتی که توسط آنان اتخاذ می‌شوند، ماهیتی متنوع دارند.

نظام پشتیبان تصمیم‌گیری ( DSS ) ، یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که با هدف کمک به مدیران در فرایند اخذ تصمیم از سال ۱۹۷۱ عمومیت یافت. این سیستم دارای مشخصه‌های تعاملی بودن، منعطف و قابل انطباق است که به صورت خاص، جهت پشتیبانی راه‌حل‌های یک مساله غیرساختار یافته و برای بهبود فرایند تصمیم‌گیری مورد استفاده قرار می‌گیرد. نظام‌های پشتیبان تصمیم علاوه بر تحلیل اطلاعات، در امر تصمیم‌گیری نیز مشارکت می‌کنند؛ اما مشارکت آنها صرفاً به صورت همکاری و پشتیبانی بوده و تصمیم نهایی با کاربر است.

• هر سیستم پشتیبان تصمیم ۳ شاخص اصلی دارد :

1. پشتیبانی می‌کند ولی جای تصمیم گیرنده را نمی‌گیرد.
2. مقابله با مشکلات تصمیم نیمه ساختار یافته .
3. تمرکز بر روی اثربخشی تصمیم است نه بر روی بهره وری.

• دلایل به کارگیری سیستم‌های پشتیبان تصمیم:

امروزه نیاز به سرعت در تصمیم‌گیری افزایش یافته است، اطلاعات مشترک بیش از حد زیاد شده است. از طرف دیگر محیط های تصمیم گیری پیچیده تر شده است و با توجه به افزایش فشار رقابتی تصمیم‌گیری نیز مشکل‌تر می شود. محدودیت‌های ذهنی بشر در پردازش داده‌ها و دسترسی به اطلاعات و دانش های محدود افراد برای ما دردسرساز شده است و اگر برای رفع این مشکلات از کارشناسان متعدد استفاده کنیم، هزینه زیادی خواهد داشت. علاوه بر این ایجاد هماهنگی و ارتباط بین افراد مشکل خواهد بود. تحقیقات نشان داده است که طراحی یک سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری کامپیوتری می‌تواند تصمیمات بر مبنای واقعی را تسهیل کند،کیفیت تصمیمات را ارتقا دهد و باعث ارتقا اثربخشی و بهره‌وری فرایندهای تصمیم‌گیری می‌شود.
اکنون یک بانک را که به مشتریان خود وام می‌دهد، در نظر بگیرید. مشتری به بانک می‌رود و درخواست وام برای خرید خانه را می‌دهد . کارمند بانک به جمع‌آوری اطلاعات می‌پردازد که وام تحت چه شرایطی به مشتری داده شود. اطلاعاتی که جمع می‌شود، شامل وضعیت اشتغال مشتری، درآمد، تاریخچه وام‌ها و دیگر اطلاعات اقتصادی می‌باشد. از آنجایی که وام برای خرید خانه است، بانک اطلاعاتی در مورد اموال نیز جمع‌آوری می‌کند. این اطلاعات شامل شرح حقوقی و ارزش بازار ارزیابی شده نیز می‌شود. بانک همچنین به روند بازار املاک و مستغلات و از جمله نرخ بهره ارائه شده توسط سایر موسسات مالی هم نگاه می‌کند. در آخر بانک به وضعیت اقتصادی خود نگاه می‌کند مانند اینکه بداند چقدر بودجه برای دادن وام موجود است، چه مقدار وام‌ها اخیراً به تصویب رسیده اند و تجربه‌ای که با مشتریان مشابه داشته، چگونه بوده است.

یک سیستم پشتیبانی تصمیم (Decision Support System ) می‌تواند این امکان را برای کارمند فراهم بیاورد که بتواند با داده‌هایی که از منابع خارجی یا داخلی جمع کرده است، یک تصمیم‌گیری آگاهانه داشته باشد.

• ویژگی‌های سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری:

1. در فرآیند تصمیم‌گیری به تصمیم‌گیرنده از طریق ارائه راه حل کمک می‌کنند.
2. برای تصمیمات نیمه ساختاری و ساخت نایافته طراحی می‌شوند.
3. در کلیه سطوح به تصمیم‌گیران کمک می‌کنند اما در سطوح تاکتیکی و استراتژیک کارائی بیشتری دارند.
4. مدل‌های چند منظوره امکانات شبیه‌سازی و ابزارهای تحلیلی دیگری را در اختیار تصمیم‌گیرنده قرار می‌دهند.
5. سیستم‌های تعاملی هستند که بدون کمک کارشناسان می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند.
6. به آسانی با نیازهای اطلاعاتی محیط تصمیم‌گیری سازگار می‌شوند.
7. ساز و کارهائی ارائه می‌کنند که سریعاً نیازهای اطلاعاتی تصمیم گیرنده را تأمین می‌کنند.
8. قابلیت انعطاف کافی دارند تا با سبک‌های مختلف مدیریت هماهنگ شوند.
9. قابلیت آن را دارند که با یک پایگاه داده‌ای جامع ارتباط برقرار کنند.
10. ارتباط بین سطوح مختلف تصمیم‌گیری را تسهیل می‌کنند.

• مزایای سیستم‌های پشتیبان:

•    بهبود کارایی و سرعت فرایند تصمیم‌گیری
•    افزایش کنترل، رقابت و قابلیت آینده‌نگری برای تصمیم‌گیری سازمان.
•    تسهیل ارتباطات بین فردی.
•    تشویق یادگیری و آموزش.
•    به دلیل اینکه در تصمیم‌گیری‌های غیربرنامه‌ریزی شده استفاده می‌شود، رویکردهای جدید برای تصمیم‌های غیر معمول استفاده می‌کند.
•    به خودکار شدن فعالیت‌های مدیریتی کمک می‌کند.

به طور مثال معمولا روش‌های مختلفی برای مدیریت مالی و نحوه دریافت و پرداخت با مشتری‌ها وجود دارد یعنی اگر مشتری بدحساب بوده و چک‌های برگشتی زیادی داده باشد، DSS می‌تواند بر اساس وضعیت مالی آن نوع مشتری را دسته‌بندی کند. مثلا مشتری خوش‌حساب یا بدحساب. با هر بار تراکنش مالی با مشتری، DSS مقدار وضعیت خوش حسابی و یا بدحسابی مشتری را بروز می‌کند تا در تصمیم‌گیری نحوه معامله با مشتری تحلیل مناسبی به شما بدهد.

( با تشکر از آقایان هادی صداقت و علی ترکمان، دانشجویان کارشناسی ارشد مدیریت فناوری اطلاعات دانشگاه تهران برای ارایه مطلب فوق)