کلمه فرایند (Process) از واژههای پرکاربرد و مهم در حوزه مدیریت و کسب و کار میباشد و در بسیاری از مواقع از کلمه فرایند و فرایندگرایی بدون آن که تعریف درست آن را بدانیم استفاده میکنیم.
یک فرایند مجموعهای از فعالیتها میباشد که ما برای انجام یا تکمیل کاری انجام میدهیم. شاید در ابتدا ساده بنظر برسد اما باید دوباره آن را بازنویسی کنیم . فرآیند مجموعهای از فعالیتهایی است است که ورودی را به خروجی تبدیل میکند. پس بایستی اجزای یک فرآیند را که شامل ورودی ، فعالیت و خروجی است را بررسی و تحلیل نماییم .
به فعالیتهای ردیفی زیر توجه کنید :
۱. ما نیاز داریم و می خواهیم این کار را انجام دهیم.
۲. برای شروع فعالیتها به برخی موارد نیاز خواهیم داشت که به آن ورودی یا INPUT گفته می شود.
۳. روی آن ورودی عملیات یا کارهایی را انجام خواهیم داد که فعالیت میباشد.
۴. پس از اتمام فرآیند ، نتیجه نهایی را خواهیم داشت ، که به آن خروجی یا OUTPUT گفته میشود .
رویکرد فرآیندی شامل تعریف سیستماتیک و مدیریت فرآیندها و اثر متقابل آنها بوده به طوریکه منجر به دستیابی به نتایج مورد نظر در تطابق با خط مشی کیفیت و جهتگیری استراتژیک سازمان شود.
دکتر مایکل همر (Michael Hammer) بنیانگذار مفهوم BPR یا مهندسی مجدد فرآیندهای کسبوکار (Business Process Reengineering) در این خصوص میگوید:
“تفاوت بین وظیفه و فرآیند مانند تفاوت جزء با کل است به طوری که وظیفه جزئی از کار است، فعالیتی که معمولاً یک فرد انجام میدهد و در مقابل، فرایند، گروهی از وظایف پیوسته است که باهم نتیجهای ارزشمند از دید مشتری ایجاد میکند.
- رویکرد مبتنی بر فرآیند یا فرایندگرایی
شرکتها و سازمانها مخصوصا در کشور ما معمولا از ساختار وظیفهای استفاده میکنند و دارای ساختاری به شدت سنتی و قدیمی هستند .
این ساختار، همانطور که از نام آن پیداست روی وظیفههای هر فرد تاکید دارد و به مواردی همچون دریافت و خدمت به مشتری، وارد کردن آن به رایانه، بررسی مشتری، چک کردن موجودی کالا، گزینش و بستهبندی سفارش، حمل و نقل، بارگیری و ارسال کالا و … میتوان اشاره کرد و بنابراین سازمانی که وظیفهای میباشد بر پایه وظیفه طراحی و ایجاد میشود.
از این رو برای قسمتهای مختلف، واحدهای جدا در نظر گرفته می شود و از طراحی محصول گرفته تا تولید، انبار، بازاریابی و فروش در نظر گرفته میشود و از آنجایی که این بخشها کاملا به هم وابسته هستند و وظایف مستقل نیستند، کارایی بدین صورت کاهش می یابد.
از طرفی دیگر ارزیابیها مشکل شده و نمیتوان مشخص کرد که مسئولیت فرآیندهای مختلف با چه کسانی می باشد. در این سیستم اگر کسی عملکرد ضعیفی داشت یا اشتباهی کرد، نمیتوان مشخص کرد که مربوط به کدام بخش است . همچنین چه تاثیراتی بر روی فعالیت تمام مجموعه خواهد داشت.
از سوی دیگر با این روش هزینهها بسیار زیاد میشود و سازمان توسعه نیافته و بهبود نخواهد یافت. بنابراین توصیه میگردد که سازمانها به سمت فرایندگرایی و فرایند محوری حرکت کنند.
به طور کلی فرایندگرایی به نحوه انجام دادن یک کار اشاره دارد و به طور دقیقتر واژه فرایند به این نکته اشاره دارد که یک کار مشخص، چارچوب و روند و تعریف به خصوصی دارد که همواره باید طبق یک مسیر از پیش تعیین شده، انجام شود. رویکرد فرآیندی صرفاً روشی است که به همه فعالیتهای شما نگاه میکند و آنها را به عنوان مجموعهای از ورودیها و خروجیها در نظر میگیرد.
سازمان فرایندگرا سازمانی کاملا متفاوت با سازمان وظیفهای می باشد. به عبارتی سازمانی که رویکرد فرایندگرا دارد تمام کارهای آن به هم متصل و وابسته است و مانند یک زنجیره میماند که یکی بدون دیگری معنایی ندارد و به تنهایی ارزشی ندارد.
البته در این میان پرسنل به فرایندگرایی فکر میکنند و به تمام مراحل کار حساس هستند. این سیستم رهبر دارد و کارکنان را با طراحی و برنامهریزی به سوی اهداف سازمان هدایت میکند.
برای سازمانهای فرایندگرا رضایت ذی نفعان از جمله مشتریان و کارفرمایان بسیار مهم است چرا که مجموعه وظایف در نظر گرفته میشود و همین کار رضایت آنان را به ارمغان خواهد داشت .
طراحی سازمان فرایند محور منجر به افزایش کیفیت محصول، ورود سریع به بازار، سرعت در تحویل، بهبود عملکرد مالی و … میگردد.
- تعریف فرایند و فرایند گرایی در کسب و کار
- اهمیت استفاده از رویکرد فرآیندی و فرایند گرایی