برای شروع و یا راه‌اندازی هر کاری، نیاز به تعریف اهداف و چارچوبی در جهت سر و سامان دادن فعالیت‌ها و تصمیمات است. در این بین فرقی نمی‌کند که کار مورد نظر شروع پُخت یک غذا باشد یا راه‌اندازی یک کسب‌وکار بزرگ باشد لیکن به مشخص و مکتوب کردن این اهداف و چارچوب‌ها، بیانیه ماموریت سازمان گفته می‌شود.
بیانیه ماموریت (Mission Statement ) هدف یک شرکت را شکل می‌دهد و به طور گسترده‌ای دنیای اطراف را از دلیل وجود شرکت آگاه می‌سازد. هر کسب و کاری باید در راستای منحصر به فرد ساختن سازماندهی خود دارای یک بیانیه ماموریت مخصوص خود باشد.
بنابراین شما می‌توانید بیانیه ماموریت را به عنوان بیانی از اقدامات و دلیل و چگونگی انجام این اقدامات کسب و کار یا سازمان غیرانتفاعی خود تصور کنید که می‌تواند ارزش‌هایی را که برای شما از اهمیت بالایی برخوردار است، مشخص سازد.
به عبارتی ساده تر بیانیه ماموریت هدف یک شرکت را شکل می‌دهد و به طور گسترده‌ای دنیای اطراف از جمله کارمندان و مشتریان را از دلیل وجود شرکت آگاه می‌سازد.
بیانیه ماموریت سازمان( The mission statement of the organization ) تعریف اهداف، اخلاقیات، فرهنگ و هنجارهای یک سازمان برای تصمیم‌گیری است.
بیانیه ماموریت سازمان، اهداف سازمان و شرکت را در سه بُعد بررسی می‌کند:
- آنچه شرکت برای مشتریان خود می‌خواهد.
- آنچه شرکت برای کارکنان می‌خواهد .
- آنچه که سهامداران برای خود در نظر دارند.
اخیرا مواردی که به حقوق جوامع و جهان توجه می‌کنند نیز ابعاد تازه‌ای به بیانیه ماموریت سازمانها افزوده است همچنین رعایت و توجه به محیط زیست یا حقوق اقلیت‌ها، نمونه‌ای از مسئولیت‌های اجتماعی سازمانها می باشد . بعضی وقت ها بیانیه ماموریت آنچنان تعریف دقیقی از سازمان ارائه می‌کند که با استراتژی اشتباه گرفته می‌شود و متأسفانه در بیشتر سازمانها به‌ویژه در سازمان‌های دولتی، بیانیه ماموریت سازمان حالتی یکنواخت، تکراری و غیرواقعی دارد.
اگر بیانیه ماموریت سازمان شما تکراری و کلیشه‌ای باشد، فعالیت در زمینه تولید ورقه‌های آلومینیومی یا تولید محصولات غذایی تفاوتی با یکدیگر ندارند، پس سعی کنید با طراحی و نگارش بیانیه‌ای منحصربه‌فرد، سازمان خود را به‌درستی معرفی کنید.
بیانیه ماموریت سازمان ابزاری فوق‌العاده در جهت درک و توسعه اهداف و ارتباطات کار شما بوده و باید در یک یا دو پاراگراف توضیح داده شود، به شکلی که اگر آن را از روی متن بخوانید ، در زمان بسیار کوتاه مثلا ۳۰ ثانیه می توانید با محتوای آن آشنا شوید.
-
به طور مثال بیانیه ماموریت شرکت بارنت بانک در زیر ارایه شده است :
ماموریت شرکت بارنت بانک این است که از طریق خلق کردن و سود جستن از رهبری در بازار، ارائه خدماتی با بالاترین کیفیت ممکن به مشتریان و نیز خدماتی که از نظر مالی سود آور باشد برای مالکان، مشتریان و کارکنان بانک ایجاد ارزش نماید. به هنگام عرضه خدمات می کوشد به مشتریان و شرکت های جامعه خود خدماتی کامل عرضه نماید و در زمینه های ذی ربط خدمات مشاوره ای ارائه نماید. مامی کوشیم با کمترین هزینه ممکن بهترین خدمات را ارائه نموده و در بازار پیشرو باشیم.
-
نمونه دیگر می توان به ماموریت شرکت آموکو اشاره کرد :
آموکو یک شرکت جهانی است که در صنعت نفت و مواد عالی فعالیت می کند، ما در صدد کشف منابع نفت بر می آییم و محصولات و خدماتی با کیفیت عالی به مشتریان عرضه می نماییم. شرکت ما این مسئولین را احساس می کند که از نظر مالی بازدهی مناسب نصیب سهامداران نماید، رشد بلند مدت را تضمین کند و نسبت به محیط و جامعه به تعهدات خود عمل کند.
-
ویژگی های ماموریت سازمان از دیدگاه ورن مک جینیز عبارتند از :
- سازمان را بدان گونه که هست و آنچه در نظر دارد بشود معرفی نماید.
- به اندازه ای محدود باشد که بعضی از فعالیت های مخاطره آمیز را حذف کند و بدان اندازه گسترده و وسیع باشد که نوید رشد خلاق و نوآوری را بدهد.
- سازمان را از سایر سازمانها متمایز کند.
- به عنوان چارچوبی عمل کند که بدان بتوان وسیله فعالیت های کنونی و آینده را ارزیابی کرد .
- به حد کافی واضح و آشکار باشد تا همه اعضای سازمان بتوانند آنرا درک نمایند.
-
اجزای تشکیل دهنده ماموریت سازمان عبارتند از :
- مشتریان: مشتریان شرکت چه کسانی هستند؟
- محصولات یا خدمات : محصولات و خدمات عمده شرکت چیست؟
- بازارها : از نظر جغرافیایی شرکت در کجا رقابت می کند؟
- فناوری : آیا شرکت از پیشرفته ترین فناوری ها استفاده می کند؟
- توجه به بقا رشد و سود آوری : آیا شرکت برای رشد و سود آوری از تعهدات لازم برخوردار است؟
- فلسفه : باورها، ارزش ها، آرزوها و اولویت های اصلی اخلاقی شرکت چیست؟
- ویژگی ممتاز : شرکت دارای چه مزیت رقابتی یا شایستگی ممتاز است؟
- توجه به تصور مردم : آیا شرکت نسبت به مسائل اجتماعی، جامعه و محیطی واکنش مناسب نشان می دهد؟
- توجه به کارکنان : آیا کارکنان به عنوان یک قلم دارایی ارزشمند برای شرکت به حساب می آیند؟
-
کارکردهای ماموریت : Mission functions
- ایجاد حس یک رسالت خطیرو ایجاد انگیزه فعالیت
- همسونمودن اهداف سازمان در جهت نیازهای جامعه
- ارائه تصویری روشن از سازمان به جامعه و کسب مشروعیت ایجاد و ادامه حیات سازمان
- تعیین موضوعات و چالش های استراتژیک
- تسخیر قلب ها نه وسیله ای برای بستن ذهن ها
-
برای نوشتن بیانیه ماموریت سازمانیِ کامل،باید به این پرسش‌ها دقیقا پاسخ بدهید:
- شرکت خود را چگونه معرفی می‌کنید؟
- فعالیت شرکت شما در چه حوزه‌ای است؟ به دنبال چه هدفی هستید؟
- آیا به دنبال افزایش سود هستید یا به درآمدی عادی بسنده می‌کنید و اهدافی ورای مسائل مالی دارید؟
- در چه گروهی از بازارها قرار می‌گیرید و چه خدماتی به این بازار ارائه می‌دهید؟
- خدمات یا محصولات شما پاسخ‌گوی کدام نیاز مشتریان است؟
- محیط کسب‌وکار شما برای کارمندان‌تان چگونه است؟
-
الگویی مناسب برای تدوین ماموریت سازمانی :
گام اول : تعیین مقصود بنیادی Determining the basic purpose
در این گام میبایست به سوالات زیر پاسخ دهید :
- فکر می کنید اساسی ترین دلیل وجودی شرکت چیست؟
- چه انگیزه کاری ماوراء پول، اعضای شرکت را دور هم جمع کرده تا کاری را که به تنهایی نمی توانستند انجام دهند، با هم انجام دهند؟
- تصور کنید از امروز تا پایان دوران بازنشستگی و همچنین برای تأمین آینده ای عالی برای فرزندان تان، پول کافی در اختیار دارید؛ با چه قصد و مقصود متعالی فراتر از جذابیت های عادی و معمولی مثل پول و شهرت و قدرت به کار و تلاش در این شرکت ادامه می دهید؟
- اگر اکنون محصول و خدمتی تولید می کنید از خود بپرسید چرا؟ بعد از شنیدن پاسخ چهار بار دیگر تکرار کنید؟
گام دوم : تعیین نیاز Determining the need
در این مرحله باید بر اساس مقصود بنیادین خود، مشتریان و برخی ذینفعان فعلی و احتمالی خود را بر اساس شاخص های زیر بنویسید:
- هر کدام چه نیازهایی دارند؟
- گفتگوی رو در رو
- مشتریان شاکی
- مطالعات و تحقیقات و بررسی ها
- روش بحث گروهی متمرکز FGD
- استفاده از مدل کانو
گام سوم : تحلیل نیازها و اولویت بندی ها Analysis of needs and priorities
- منابع محدود است و نیازها نامحدود است.
- پاسخ دهی به همه نیازها امکانپذیر نیست.
- همه نیازها از وزن یکسانی جهت پاسخگویی برخوردار نیستند.
- اولویت دهی پاسخ به نیازها از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
- برای هر نیاز مشخص نمائید : آیا سازمان یا نهادهای دیگری در حال حاضر به پاسخگویی نیاز می پردازند؟ آنها چه سازمانهایی هستند؟ آیا سازمان شما برای پاسخگوئی به آنها برای خود چه اولویتی قائل است؟
- علل تنوع در پاسخگویی به نیازها که به نوع خدمات، گستردگی جغرافیایی، نوع مشتریان و میزان پاسخ به نیاز بستگی دارد .
گام چهارم : تبدیل نیازها به پاسخ ها Convert needs to answers
یعنی سازمان شما برای پاسخگویی به نیازها چه ماموریت هایی (محصولات و خدمات اصلی و کلان) را باید انجام دهد؟ (تا حد امکان کلی تر نوشته شود)
- در این مرحله ، خدمات تاحد امکان مشخص تر نوشته شود و در مرحله بعدی، برای هر نیاز بطور مستقل فهرست پاسخ ها را بطور مشخص بنویسید.
گام پنجم : تعیین قلمرو Determining the territory
در این مرحله باید به موارد زیر توجه کافی داشته باشید :
- قلمرو فعالیت شرکت کجاست؟ (قلمرو محصولی ، قلمرو مشتری و قلمرو جغرافیایی)
- سازمان شما دارای چه ویژگی ممتاز و منحصربفرد در بین سازمان های رقیب می باشد؟
گام ششم : تدوین بیانیه ماموریت Develop a mission statement
- مقصود بنیادی سازمان باید به صورتی زیبا نوشته شود.
- باید محدوده فعلی و آتی محصولات، بازارها و مناطق جغرافیایی را مشخص شود
- باید قابلیت رقابتی موجود و قابلیت رقابتی مطلوب در آتی را تعیین کند.
- باید عناصر محدوده فعالیت و قابلیتهای رقابتی فعلی و آتی را اولویت بندی کرد.
- اگر تعداد محصولات، بازارها و مناطق جغرافیایی زیاد باشد، باید با گروه بندی و کلی کردن عناصر، تعداد آنها را محدودتر کرد وسطح مناسب کلی گرایی را برای محدودکردن تعداد عوامل حفظ کرد.
گام هفتم : ارزیابی و باز تدوین بیانیه ماموریت Evaluate and rewrite the mission statement
- آیا مقصود بنیادی باعث می شود به کار انسان ها، معنایی زیبا و غرور آفرین بخشیده شود و کار و زندگی یکی شوند؟
- آیا ماموریت به گونه ای طراحی شده است که هم محدوده فعالیت را مشخص کند و هم افق های جدیدی را پیش رو نمایان نماید؟
- آیا متن به گونه ای جذاب و با عباراتی تازه و شیرین و غیر تکراری نوشته شده است؟
- آیا می توان از بیانیه معیارهایی برای تخصیص منابع و ارزیابی موفقیت سازمان استخراج کرد؟
- آیا بیانیه در ذهن ذینفعان مشروعیت ایجاد و ادامه حیات برای سازمان ایجاد می کند؟
- آیا مقصود بنیادی سازمان به گونه ای است که بتوان صریح، سریع و قاطع آن را بیان کرد؟
- آیا توضیحات قلمرو کسب وکار به گونه ای است که بتوان با خواندن آن به راحتی پی برد که سازمان چه محصولی را برای چه کسانی تولید و در کجا و در یک افق مشخص و برای حال و آینده عرضه می کند؟ .
اما بین ماموریت (mission ) سازمان و چشم انداز ( vision )سازمان تفاوت های وجود دارد که در جدول زیر به اختصار به آن اشاره شده است :
