در حال حاضر اغلب فعالیت ها در سازمان های ما بصورت دستی و یا نیمه مکانیزه انجام می شود و ادامه این روش مشکلاتی را به همراه دارد که به تعدای از آنها به شرح زیر اشاره می کنیم :
– امکان وقوع خطای انسانی وجود دارد.
– اجرا ی فرآیند ها کند و پرهزینه است.
– سرعت اعمال تغییرات و بهبود فرآیند ها پایین است.
– استخراج زمان و هزینه فرآیندها غیر ممکن می باشد.
– امکان کنترل عملکرد افراد مشکل می باشد
– تهیه گزارشات در لحظه امکان پذیر نمی باشد
بدیهی است که راهکار استفاده مقابله با این شرایط استفادهاز نرم‌افزارای و سیستمی‌سازی فعالیت‌ها می باشد و یکی از بهترین ابزار‌هایی که در این مسیر می‌توان از آن برای بالا بردن بهره وری سازمانی استفاده کرد استفاده از سیستم های نرم افزاری تحت مدیریت BPMS می‌باشند.
برخی از مزیت های اصلی نرم افزار BPMS عبارتند از :
• هزینه ها را کاهش می دهد.
• پاسخگویی را بهبود می بخشد.
• ناکارآمدی را به حداقل می رساند.
• باعث تعامل با مشتریان می شود.
• تضمین فرآیند کسب و کار را به عهده دارد.
• مزایای رقابتی را ارائه می دهد.
• باعث افزایش چابکی کسب و کار می شود.
نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کاری (Business Process Management System) که به نرم افزار مدیریت کسب و کار هم شناخته میشود ابزار و بستریست جهت “انطباق نیازهای مشتری” با نرم افزاری “قابل تکامل و پویا” و قابل تکامل به این معنی که همانند یک موجود زنده دارای چرخه تکامل و در نتیجه بهینه سازی، قادر به رصد محیط پیرامون خود جهت بروز کردن نیازهای جدید مشتری است.
بدین ترتیب با توجه به پویایی BPMS ، نیاز سازمان شما به خرید نرم افزارهای متفرقه حذف می شود . شک نکنید در حال حاضر شرکت های پیشرو از BPMS به عنوان هسته اصلی شریان دانش و اطلاعات سازمان خود استفاده می کنند.
در واقع BPMS به معنی واقعی چابک Agile است. این چابکی بدین معنی است که مشتری منتظر نمی ماند و کل نیازش در قالب نرم افزار ارائه شود و البته روش اجرا در BPMS ارائه کار به صورت گام به گام می باشد به طوری که برای هر کار چرخه اجرا و تحویل بیشتر از ۲ هفته در نظر گرفته نمی شود . بنابراین بالاترین اولویت در BPMS رفع نیازهای مالک فرایند و در نهایت افزایش میزان رضایت مندی وی در طول چرخه تکامل آن است.
در نرم افزار BPMS مالکین فرایندهای کاری به عنوان تیم راهبری و توسعه BPMS در اجرای آن سهیم هستند و برای اجرای کم ریسک تر، لیستی از فرایندها انتخاب شده و به ترتیب سادگی و نفوذپذیری بیشتر آنها را به ترتیب میسازیم و با این کار مقاومت سازمانی در اجرای مکانیزاسیون خواهد شکست و برای همین است که میگوییم “استقرار BPMS یک فرایند رویداد گرا است .
-
اجزای اصلی نرم افزار های BPMS معمولا در حال حاضر به موارد زیر خلاصه می شوند :
- ابزار فرم ساز
- سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Designer)
- ابزار تعریف پردازش (Process Engine)
- ابزار گزارش‌ساز
- ابزار داشبورد ساز
-
مزایای استفاده از نرم افزار BPMS
- ارتباط سیستم مدیریت فرایند با سایر سیستم های موجود در سازمان و اجتناب از تولید سیستم های جزیره‌ای. با توجه به ارتباطی که نرم افزار BPMS با سایر زیرسیستمها برقرار میکند، منشاء اطلاعاتی یک سورس واحد خواهد بود و افزونگی اطلاعات (Redundancy) وجود نخواهد داشت.
- امکان انجام بهتر و سریع تر کارهای محول شده. با نرم افزار BPMS با توجه به اینکه دارای موتور اعتبار و سنجش اطلاعات است، بسیاری از کنترلها توسط آن انجام میشود.
- ارائه آمار واقعی سیستم و در صورت نیاز مهندسی مجدد. با توجه به اینکه اطلاعات در سیستم بروز است هر لحظه امکان پایش اطلاعات وجود دارد.
- سمت محوری در سازمان در مقابل با شخص محوری تقویت میشود. عدم وابستگی سازمان به نفرات با توجه به تولید حافظه سازمانی از دیگر مزایای نرم افزار BPMS است.
- تزریق قواعد کاری موجود در سازمان(Business Rules) به عنوان قوانین هوشمند و پویای سازمانی. این قواعد در قالب هوش سازمانی از فرایندهای موجود استخراج و در موتور BPMS تزریق خواهد شد.
- کاهش هزینه خرید و توسعه نرم‌افزارهای سازمان. با توجه به این نکته که با BPMS قادرید فرایندهای پیچیده را خلق کنید، نیازی به خرید نرم افزار و هزینه‌های بالای آن وجود نخواهد داشت.
- شناسایی گلوگاه ها و ارزیابی عملکرد واحدهای سازمانی.
- حرکت پویای سازمانی در جهت تبدیل شدن از یک سازمان سنگین و پیچیده به یک سازمان چابک و پویا.
- مدیریت یادآوری و آلارم. بر اساس قواعد کاری امکان تولید خودکار یادآوری وجود دارد.
- جهش و تعالی سازمانی از یک سازمان مبتنی بر اطلاعات به یک سازمان مبتنی بر دانش و خرد جمعی.
- تسریع تصمیم گیری . با توجه به ایجاد گزارشهای تحلیلی و مدیریتی امکان تصمیم گیری سریع و مناسب وجود خواهد داشت.
-
نمونه‌هایی از سیستم های ساخته شده از طریق نرم افزار BPMS :
- مدیریت خرید و تدارکات
- مدیریت پروژه
- کنترل و زمان بندی
- مدیریت قراردادها و پیمان
- ثبت مناقصات
- آزمایشگاه
- بایگانی و آرشیو فنی و مهندسی
- مدیریت خدمات پس فروش (CRM)
- سیستم تایم شیت
- سیستم سفارش غذا
- سیستم حمل و نقل دریایی
- سیستم درخواست خدمات عمومی
- سیستم انبار
- سیستم ثبت نام
- سیستم تولید خودکار سند حسابداری از فرایندهای تولید شده
- سیستم تعمیرات