لازم است بدانیم که مدیریت دانش به عنوان مجموعه کارکردهای وابسته به هم تعریف می‌شود و معطوف به شناخت دانش فردی و دانش سازمانی و از همه مهم‌تر تعامل بین آنهاست که یک چرخه را می‌سازد . اما این چرخه از چه بخش‌هایی تشکیل شده است؟

هدف‌گذاری دانش :

هدف گذاری دانش بر بینش دانشی سازمانی در جهت‌دهی فعالیت‌های مدیریت دانش دلالت دارد. اهداف دانشی تعیین می‌کند که چه قابلیت‌هایی و در چه سطحی ایجاد شوند. بنابراین، سوالی که در این مرحله از فرایند مدیریت دانش ذهن مدیران را به چالش می‌کشد این است که سازمان باید بر روی چه نوع دارایی های دانشی، به چه میزان و در چه سطحی متمرکز شود.

برای این منظور تدوین برنامه استراتژیک دانشی سازمان این امکان را به مدیران می‌دهد تا با تعریف نیازهای دانشی و گنجاندن آن‌ها در قالب اهداف استراتژیک سازمانی، برنامه های عملیاتی لازم را برای عملیاتی‌شدن و تحقق آن اهداف در عمل تنظیم کنند.

شناسایی دانش :

شناسایی دانش به شناخت و تحقق نیازهای دانشی درون یک سازمان اشاره دارد. شناسایی دانش مستلزم تحلیل دانش موجود و مطلوب و شکاف بین آنهاست. شناسایی دانش موجود نیازمند ترسیم نقشه دانش است که بر اساس آن مشخص می‌شود که سازمان چه دانش و قابلیت‌هایی دارد و چه کسانی برای تحقق اهداف دانش، دانش حیاتی دارند.

سازمان در این مرحله از فرایند مدیریت دانش باید قابلیت‌های اساسی را تعیین کند، قابلیت‌های استراتژیک و حوزه‌های دانش منطبق با قابلیت‌های اساسی را شناسایی کند، سطح تخصص هر یک از حوزه‌های دانش را ارزیابی و در ‌‌نهایت بر شکاف بین دانش موجود و دانش موردنیاز تمرکز کند. در این مرحله با تکیه بر اهداف دانشی تعیین شده، اقدامات مربوط به شناسایی دانش آغاز می‌شود.

بنابراین، مدیران در این مرحله از فرایند مدیریت دانش باید به این سوال پاسخ بدهند که اساسا دانش موردنیاز را در کجا می‌توان یافت، چه کسی آن را در اختیار دارند و چگونه می‌توان بدان دست یافت؟

کسب دانش :

هیچ سازمانی به تنهایی قادر به تولید همه دانش موردنیاز خود نیست. از این رو دانش باید کسب شود. کسب دانش از طریق سازمان‌های نوآور، استخدام متخصصان، خرید اسناد از منابع خارجی، استخدام مشاوران، خرید اختراعات و بازیابی وب با استفاده از موتورهای جستجوگر و غیره صورت می‌گیرد.

ارتباط با مشتریان، عرضه‌کنندگان، رقبا و شرکا از منابع خارجی بالقوه برای کسب دانش به شمار می‌آیند. بنابراین، از مهم‌ترین اقدامات مدیران در این مرحله، تشخیص سازوکارهای مناسب جهت کسب دانش به نحو مطلوب است.

در این مرحله برخلاف مرحله شناسایی دانش از منابع داخلی سازمان، کسب دانش از منابع خارجی نیازمند ملاحظاتی اساسی در برقراری ارتباط با منابع است.

خلق دانش :

تولید مهارت‌های جدید، محصولات جدید، ایده‌های بهتر و فرایندهای موثر‌تر تاکید می‌شود. بنابراین، درصورتی که دانش موردنیاز در منابع داخلی و خارجی سازمانی یافت نشد، سازمان با درنظر‌گرفتن قابلیت‌های اساسی خود اقدامات مربوط به تحقیق و تولید دانش را فراهم می‌آورد. از این رو، این سوال مطرح می‌شود که اساسا دانش باید طی چه مراحلی و چگونه خلق/تولید شود.

سازماندهی دانش :

این مفهوم در ارتباط با مفاهیم دیگر نظیر ترکیب، رمزگذاری، نمایه‌سازی، رسمی‌سازی و پالایش دانش تعریف می‌شود. سازماندهی به مفهوم طبقه‌بندی دانش اشاره دارد؛ ایجاد روابط بین عناصر از طریق ترکیب، تولید، طبقه‌بندی و زمینه‌ای که دانش گردآوری شده در آن به آسانی برای افراد نیازمند قابل دسترسی و درک باشد.

ارزیابی دانش :

بعد از شناسایی و کسب دانش، ارزیابی ارزش دانش گردآوری‌شده و صورتبندی‌شده برای دستیابی به دانشی که مناسب‌ترین به‌نظر‌می‌رسد، ضروری است. دانش جدید تولید یا کسب شده باید ارزیابی شود تا از صحت و ارزشمند بودن آن پیش از آنکه به اشتراک گذاشته شود، اطمینان حاصل کرد. با این توضیح که آیا دانش سازماندهی‌شده طی مراحل مختلف شناسایی، کسب یا خلق دانش، با معیارهای تعیین‌شده براساس برنامه استراتژیک جهت تحقق اهداف سازمان مطابق دارند یا خیر.

حفظ و نگهداری و به‌روزرسانی دانش :

این مرحله از دانش به ذخیره‌سازی و جاسازی دانش کسب یا تولید شده در حافظه سازمانی و حفظ و نگهداری و در عین حال روزآمدسازی آن اشاره دارد. ذخیره سازی دانش وابسته به انتخاب، سازماندهی یا طبقه‌بندی و نیز روزآمدسازی دانش است.

سازمان‌ها باید این واقعیت را بپذیرند که دانش سازمانی بسیار آسیب‌پذیر است و هر لحظه ممکن است به معنای واقعی سازمان را ترک کند. چالش امروز سازمان‌ها گردآوری و محافظت از این دانش است.

این نگهداری دانش را می‌توانیم حافظه سازمانی بنامیم. نظام حافظه سازمانی نظامی است که دانش سازمان را گردآوری و در قالب مناسب ذخیره می‌کند به نحوی که سازمان بتواند در مواقع موردنیاز، دانش یاد شده را بازیابی کرده و مورد استفاده مجدد قرار دهد.

اشتراک دانش :

از دیدگاه نویسندگان مختلف اشتراک دانش ناظر بر توزیع، انتقال، نمایش، یکپارچه‌سازی و اجتماعی‌شدن دانش است. هدف از اشتراک دانش را انتقال دانش به مکان مناسب در زمان مناسب و با کیفیت مناسب بیان می‌کند.

نوناکا و همکاران با نظر به ضمنی یا آشکار بودن دانش برای اشتراک دانش دو وجه اساسی قایل می‌شوند؛ اجتماعی‌شدن ناظر بر اشتراک دانش ضمنی و ترکیب ناظر بر اشتراک دانش آشکار است.

کارآموزی نزد افراد مجرب و یادگیری به شیوه استادکاری نه از طریق زبان، بلکه از راه مشاهده، تقلید و عمل و در محیط‌کاری، آموزش‌ضمن‌خدمت، فعالیت مشترک، تجارب مشترک، صرف زمان با هم، زندگی در یک محیط، جلسات غیررسمی خارج از محیط‌ کاری، اعتماد متقابل، کسب دانش از طریق تعامل مستقیم با عرضه‌کنندگان و مشتریان و گردش شغلی، گفت‌وگو با رقبا، تعامل با کار‌شناسان خارجی از مشخصه‌های اصلی این شیوه از مصادیق اجتماعی‌شدن دانش، به بیان دیگر، اشتراک دانش ضمنی به شمار می‌روند.

اشتراک دانش از مهم‌ترین فعالیت‌های اصلی مدیریت دانش به‌شمار می‌رود.

کاربست دانش :

در دسترس گذاشتن دانش نمی‌تواند تضمین کند که دانش حقیقتاً مورداستفاده قرارگرفته است. نمایش و عرضه دانش شرط لازم برای کاربست موفق دانش به‌شمار می‌رود. مرتبط کردن داده، اطلاعات و دانش با وظایفی که برای سازمان ارزش می‌آفرینند، کاربست دانش است.

همچنین از بکارگیری دانش برای تصمیم‌گیری اثربخش، حل‌مساله و خدمت به مشتریان. دانش تنها زمانی می‌تواند ارزش بیافریند که در سازمان به‌کارگرفته شود.

ارزشیابی اثربخشی فرایند مدیریت دانش :

در این مرحله، تمامی فعالیت‌ها و اقدامات مدیریت و کارکنان سازمان در راستای تحقق اهداف دانشی سازمان در مراحل شناسایی، کسب، خلق، سازماندهی، اعتباریابی، اشتراک، حفظ و نگهداری و بکارگیری دانش مورد ارزیابی قرار گرفته و اثربخشی و کارایی آن اندازه‌گیری می‌شود. به‌عبارت دیگر، در این مرحله اغلب شکست یا موفقیت سازمان‌ها در تدوین و اجرای برنامه‌های مدیریت دانش اعلام رقم می‌خورد.

بازخوردهای حاصل از این مرحله خواه مثبت خواه منفی مدیران را نسبت به چگونگی هدف‌گذاری دانشی و سایر فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده برای تحقق این اهداف آگاه و هوشیار خواهد ساخت .