اگر در سازمانی، مدل شایستگی به خوبی طراحی و اجرا شود، آن سازمان می‌تواند بهترین افراد را پیدا کند و عملکرد آنها و در نهایت نتایج تجاری را بهبود ببخشد. از آنجا که استخدام بهترین افراد و افزایش بازده سازمان، اهدافی هستند که هر کسب‌و‌کاری می‌خواهد به آنها دست پیدا کند، به نظر خیلی از افراد، اجرای انواع مدل‌ شایستگی یکی از مهم‌ترین اهداف راهبردی است.

با این حال، موفقیت این مدل‌ها هم مانند خیلی از موارد دیگر به شیوه‌ی اجرای آنها بستگی دارد و همین باعث شده است این امر کمی چالش‌برانگیز شود. در این مقاله، مدل‌های شایستگی را معرفی می‌کنیم و راه‌هایی برای استفاده‌ی بهینه از آنها و پایین آوردن درصد خطاها پیشنهاد می‌دهیم.

• تعریف مدل شایستگی :
  

مدل شایستگی چارچوبی برای نظم‌ بخشیدن به مجموعه‌ای از مهارت‌ها و رفتارهایی است که بر کیفیت کار افراد تأثیر می‌گذارند. این مدل نشان می‌دهد افراد باید چه کارهایی انجام بدهند تا بتوانند وظایف و مسئولیت‌هایشان را به‌طور مؤثر اجرا کنند.

با اینکه این تعریف به‌نظر ساده می‌رسد، اما نقش مدل‌ شایستگی در طراحی سازمانی بسیار مهم است. در حقیقت، به این دلیل که امروزه رقابت بین افراد بااستعداد در بازار کار بالا گرفته است، خیلی از سازمان‌ها به مدل‌های شایستگی به‌عنوان مدیریت استعداد به روشی اساسی و مؤثر نگاه می‌کنند و آنها را برای استراتژی سازمان مهم می‌دانند. دلیل این امر، این است که خیلی از شرکت‌ها از مدل‌های شایستگی برای اهداف زیر استفاده می‌کنند:

1. انتخاب و استخدام کارکنانی که برای فعالیت در سازمان شایستگی دارند؛
2. تعیین انتظارات عملکرد و اندازه‌گیری مشارکت‌ها؛
3. جلب تمرکز کارکنان بر تقویت مشارکت و افزایش احساس رضایت؛
4. فراهم آوردن نقشه‌ی مسیر برای توسعه و پیشرفت کارکنان در برنامه‌ریزی حرفه‌شان.

به‌علاوه، با ارزیابی «شکاف‌های شایستگی» در ارتباط با افراد و گروه‌ها، مدل‌های شایستگی به داده‌های ورودی باارزشی برای ابتکارات آموزشی‌ هدفمند تبدیل می‌شوند.

• مدل شایستگی خوب :

مدل‌های شایستگی اگر خوب اجرا شوند، سازمان را قادر می‌سازند تا عملکرد کارکنان را با استراتژی کلی سازمان هماهنگ کند. اگر استراتژی نقش «چه چیزی» را در سازمان بازی کند، مدل شایستگی توصیف می‌کند «چگونه» باید کارها را انجام داد تا استراتژی به اجرا در بیاید. اثر این کار، در کل سازمان دیده خواهد شد. بهترین مدل‌های شایستگی با این هدف طراحی و اجرا می‌شوند که نه تنها نتایج عملکرد افراد را بهبود ببخشند، بلکه میزان بازدهی را در تمامی سازمان افزایش بدهند.

مدل‌های شایستگی به کاربردهای واحد منابع انسانی کمک می‌کنند تا با مطابقت دادن اختیارات خود با اهداف استراتژیک سازمان، بتوانند نقش راهبردی بازی کنند. به‌علاوه، مدل‌ شایستگی عملکردهای مختلف منابع انسانی را بهبود می‌بخشد. این به ‌نوبه‌ی خود فعالیت‌های مربوط به مدیریت استعداد را تقویت می‌کند.

اگر فرایندهای مختلفِ منابع انسانی با استفاده از چارچوب رایج شایستگی طراحی و اجرا شوند، سیستمی همه‌جانبه به‌وجود می‌آید که می‌تواند خودش را تقویت کند. به‌عنوان مثال، وقتی سازمانی کارکنانش را مطابق با مجموعه‌ای از شایستگی‌ها انتخاب می‌کند، پرورش می‌دهد، و برای‌شان پاداش و ترفیع در نظر می‌گیرد در اصل با ایجاد سیستم‌های کاری‌ای که عملکرد خوب را تشویق می‌کنند، یک محیط کاریِ قوی‌ در سازمان به‌وجود می‌آورد.

بسته به نیازهای سازمانی، مدل‌های شایستگی مختلفی برای پیشرفت وجود دارند:

1. مدل شایستگی هسته‌ای به توسعه‌ی شایستگی‌های مهمی کمک می‌کند که سازمان برای رسیدن به استراتژی‌ای که برایش تعیین شده است، به آنها نیاز دارد.
2. مدل شایستگی کاربردی/فنی به توسعه‌ی شایستگی‌های فنی که مخصوص وظایف خاص هستند و باعث بهبود بهره‌وری در سازمان می‌شوند، کمک می‌کند.
3. مدل شایستگی رهبری به توسعه‌ی قابلیت‌های رهبری کلیدی برای ایجاد تأثیرات مثبت رهبری در سازمان کمک می‌کند.

این رویکردهای متفاوت می‌توانند به روش‌های مختلف با هم ترکیب شوند، اما عوامل موفقیتی که در ادامه خواهیم گفت، بدون توجه به اینکه کدام رویکرد را انتخاب می‌کنید، باید در فرایند طراحی چارچوب سازمان ایجاد شوند:

1. محدود به مجموعه‌ای از شایستگی‌های مهم و مرتبط با اهداف استراتژیک؛
2. استفاده‌ی آسان و کاربردی؛
3. استفاده شده به‌عنوان زیرساختی برای فرایندهای انسانی؛
4. اجرا و انتقال منظم؛
5. توسعه‌ یافته و استفاده شده توسط رهبران سازمان.

• مدل‌های شایستگی اجتناب از بد و زشت :

ممکن است تصور کنید همه‌ی اینها آسان و قابل دستیابی هستند، اما حقیقت این است که تعریف و درک شایستگی دشوار است و در عین حال وظیفه‌ی طراحی و اجرای آن نیز حتی برای افراد حرفه‌ای در منابع انسانی نیز کار راحتی نیست. به‌علاوه، معمولا توسعه‌ی مدل شایستگی بر عهده‌ی منابع انسانی است که زمینه‌ای جدا از کسب‌و‌کار محسوب می‌شود. این باعث ایجاد مدل‌هایی می‌شود که به‌دقت مهندسی شده‌اند و در نتیجه اجرایشان دشوار است. همچنین ممکن است این مدل‌ها درگیر چرخه‌ی اجرایی بلندمدت شوند و اجرا کردن‌شان به تأخیر بیفتد.

با همه‌ی اینها اجرای چارچوب مدل شایستگی در کسب‌و‌کار حیاتی است. موارد زیر می‌توانند به ما کمک کنند تا از مدل شایستگی «بد» و «زشت» اجتناب کنیم :

۱. مدل شایستگی را به‌عنوان ابتکاری راهبردی ترویج بدهید :

سعی کنید مدل‌های شایستگی را فقط در حوزه‌ی فعالیت‌های منابع‌ انسانی قرار ندهید. در عوض، آنها را به عنوان امری ضروری در برنامه‌ی راهبردی، که به سازمان در راه رسیدن به نتایج تجاری کمک می‌کنند، در نظر بگیرید.

۲. شایستگی‌ها را با ارزش‌ها و استراتژی‌های سازمان هماهنگ کنید :

از مدیران ارشد سازمان برای شناساییِ شایستگی‌های مهم و اساسی در تداوم بخشیدن به فرهنگ و اجرای استراتژی سازمان بهره بگیرید.

۳. شناسایی شایستگی‌های مهم و متمایز‌ :

از فهرست‌های طولانی شایستگی اجتناب کنید و فهرستی قابل مدیریت از آنها تهیه کنید. حدود ۱۰ شایستگی هسته‌ای یا کمتر انتخاب کنید و تمرکزتان را بر آنها قرار بدهید و ۵ تا ۱۵ شایستگیِ دیگر را نیز برای مهارت‌هایی که تفاوت‌های مهمی در مشاغل مهم ایجاد می‌کنند پیدا کنید.

۴. با مدل‌ها و تحقیقاتی که در دسترس همه قرار دارند، شروع کنید ولی زیاد بر آنها تکیه نکنید :

از مدل‌ها و تحقیقات موجود به عنوان نقطه‌ی شروعی برای سرعت بخشیدن به توسعه‌ی مدل شایستگی استفاده کنید. فراموش نکنید به مدل‌های سفارشی که با استراتژی‌های خاص سازمان شما مطابقت دارند و ریسک کم شدن تأثیر مدل را کاهش می‌دهند نیز احتیاج دارید.

۵. ذی‌نفعان کلیدی کسب‌‌و‌کار را در توسعه و پیشرفت کار سهیم کنید :

گروه‌های متمرکز تشکیل بدهید و برنامه‌ها را با ذی‌نفعان کلیدی کسب‌و‌کار مرور کنید تا دقت و کیفیت روش‌ها را بهبود ببخشید و در موردشان به اجماع برسید.

۶. مدل‌های شایستگی را با فرایندهای انسانی ادغام کنید :

با ادغام مدل‌های شایستگی در فرایندهای انسانیِ موجود، سازگاری و تأثیرات تجاری را بهبود ببخشید. برای اجتناب از مواردی که سازمان نمی‌تواند پذیرای آنها باشد، بر مناطقی که تأثیرات مهم‌تری دارند تمرکز کنید تا نظر عموم را به خود جلب کنید و بتوانید سازگاری‌ای را که برای شروع کار لازم دارید، به‌دست آورید.

۷. چگونگی اندازه‌گیری موفقیت را تعیین کنید :

در مورد نتایج تجاری‌ای که می‌خواهید به‌ آنها دست پیدا کنید، شفاف‌سازی کنید و مقیاس‌های مناسب را برای اندازه‌گیری آنها، شناسایی کنید.

۸. از بالا ارتباط برقرار کنید :

از مدیران ارشد برای تعیین انتظاراتی که از کارکنان و شایستگی‌های آنها در بلندمدت و کوتا‌ه‌مدت دارید، استفاده کنید و از آنها بخواهید تا الگوی رفتاری برای بقیه‌ی سازمان باشند.

• مدل‌های شایستگی در صدر دستورِ کارِ منابع انسانی قرار دارد :
  

امروزه، مدل‌های شایستگی برای هر سازمانی که می‌خواهد در این اقتصاد ناپایدار شکوفا شود، اهمیت دارند. طراحی و اجرای این مدل‌ها دیگر فقط یک «وظیفه‌»ی منابع انسانی نیست، مدل‌های شایستگی باید به عنوان مهره‌‌ی حیاتی سازمان در نظر گرفته شوند. منابع انسانی می‌تواند این دیدگاه را در تمامی سازمان رواج بدهد.

1. افراد حرفه‌ای در منابع انسانی باید بتوانند به‌راحتی با مدیران ارشد درباره‌ی اهمیت استفاده از مدل شایستگی در جذب استعدادها و ایجاد استراتژی‌های مرتبط با نیروی انسانی و پیدا کردن، حفظ و پرورش این نیروهای بااستعداد وارد بحث و گفت‌وگو شوند.
2. منابع انسانی دیگر نمی‌تواند خود را از کسب‌و‌کار جدا کند، بلکه باید در مرکز آن قرار بگیرد و برنامه‌ی جامعی برای جذب استعدادها داشته باشد تا ثابت کند مدل‌های شایستگی می‌توانند استراتژی و مدیریت استعدادهای منابع انسانی را در هم ادغام کنند.

آیا نگران این هستید که مدیران ارشد این موضوع را گیج‌کننده بخوانند و از آن اجتناب کنند؟ خب، بهتر است بیشتر فکر کنید. تحقیقات نشان می‌دهد که مدیریت استعداد‌های راهبردی، مستقیما با افزایش سود سهام ارتباط دارد.

با پیشنهاد دادن مدل‌های شایستگی به‌عنوان راه‌حل‌های تجاری، ممکن است مدیران اجرایی متوجه شوند مدل‌های شایستگی به آن اندازه هم که تصور می‌کردند بد نیستند. بعد از اینکه چارچوب شایستگی به‌درستی اجرا شد و منافع عملیاتی افزایش پیدا کردند، مدیران متوجه مزایای آنها خواهند شد.

( با تشکر از سرکار خانم مریم حسین پور برای ترجمه و ارایه این مطلب )