برنامه ریزی عبارتست از فرآیندی که دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات می باشد که می تواند بلند مدت ، میان مدت و کوتاه مدت باشد. برنامه ریزی عملیاتی نوعی برنامه ریزی کوتاه مدت است.بنابراین برنامه عملیاتی متشکل از ” چگونگی رسیدن به هدف ” بخشی از مرحله برنامه ریزی استراتژیک است .
- برنامه عملیاتی تعریف جامعی از استراتژیها و اقدامات اجرایی شده برای انجام برنامه استراتژیک است.
- برنامه عملیاتی جزئیات روشها یا استراتژیهایی را که برای انجام اهداف آرمانی و ماموریت های یک سازمان و برنامه های آن مورد استفاده قرارمی گیرد را به دقت تشریح می کند .
- در برنامه عملیاتی وظایف و مسئولیتها به صورت مخفف واژه های اختصاصی ، قابل اندازه گیری ، فعال ولی دست یافتنی ، ( SMART نتیجه مدار و وابسته به زمان ) مشخص گردیده است ضمن اینکه باید توجه داشته باشیم که برنامه های عملیاتی باید جامع باشند.
- در برنامه های عملیاتی ، فرآیندها ، روشها و مراحل اجرایی با یکدیگر درگیر هستند .
- برنامه عملیاتی تعیین می کند که چه کسی مسئول انجام چه مرحله ای از اجرا است و برای چه زمانی این اقدام برنامه ریزی شده است تا اجرا شود.
- برای ایجاد یک برنامه عملیاتی ، مدیران ، سرپرستان و کارکنان اصلی باید تصمیم گیری نمایند که چگونه به نتایج مطلوب دست یابند. هزینه ها ، منافع و پیامدهای احتمالی هر اقدام یا استراتزی باید ارزیابی گردد . موثرترین و کاراترین استراتژیها باید انتخاب گردد. هر استراتژی باید سبک و سنگین گردد .
Action Plan یا برنامه های عملیاتی ، یک نقشه و برنامه اجرایی دقیق است که اقدامات لازم برای رسیدن به هدف را به صورت کامل و جامع ترسیم می نماید. تولید یک طرح عملیاتی معمولا به صورت گام به گام ترسیم شده و گروه یا فرد را برای رسیدن به هدف نهایی هدایت می نماید، این اقدامات، پایه های اصلی و بنیان کسب و کار را تقویت بخشیده و موجب استحکام عملیات تجاری در بازه های زمانی برنامه ریزی شده می شود، لذا مدیریت چنین برنامه هایی توسط یک فرد یا گروه به عنوان مدیر پروژه قابل رصد و اندازه گیری است.
هنگام تدوین برنامه های عملیاتی، ما باید نیازمندی ها و محدودیت های خود را کامل شناسایی نموده و وظایف تمامی اعضای تیم را به صورت تفکیکی شرح و اقدامات لازم را برای اجرایی شدن برنامه متذکر گردیم.
برنامه عملیاتی یک ابزار دقیق برنامه ریزی اجتماعی به حساب آمده و استراتژی سازمانی را برای رسیدن به یک هدف مشخص می نماید، جزئیات در نظر گرفته شده در چنین طرحی به کارآمدی سازمان کمک نموده و می تواند ماموریت سازمان را برای رسیدن به چشم انداز ترسیمی یاری رساند.
به یاد داشته باشید که برای برنامه ریزی یک طرح عملیاتی نخست باید اهداف و وظایف اعضای تیم مشخص گردد،پس اعضا باید در روند برنامه ریزی مشارکت داده شده و گزینه های مطرح شده را تجزیه و تحلیل نمایند، هرگونه ابهام زدایی در اجرای طرح های عملیاتی از اولویت در اینگونه طرح ها به شمار می رود و در نهایت پرداختن به جزئیات و کلیات این برنامه می تواند اطمینانی را برای رسیدن به موفقیت تضمین نماید.
ایجاد و شرح کارهای برنامه ریزی شده می تواند تا حد قابل توجهی از اتلاف هزینه و زمان بکاهد و انگیزه های سازمانی را برای رسیدن به هدف تقویت نماید. برای بهره مندی از برنامه های عملیاتی باید مدیریت ریسک را نیز فعال نموده و تمامی فرصت ها و تهدید ها را باز شناسایی نمود ارزیابی این عناصر موجب بهبود کارایی و شناسایی المان های مثبت و منفی در کار خواهد شد.
در نهایت برای ارائه یک طرح عملیاتی نیاز به شناخت، تعریف و ارائه موارد زیر است:
۱- یک نفر باید مسئول و پاسخگوی طرح عملیاتی نوشته شده باشد و اقدامات مناسب را برای اجرای آن تنظیم نماید.
۲- مراحل عملیاتی باید خالی از ابهام بوده و به روشنی بیانگر ایده ها و افکار موجود باشد.
۳- هر قسمت از برنامه باید یک فرد مسئول داشته باشد.
۴- برای تعریف ماموریت سازمان و اجرای برنامه یک نفر پشتیبان لازم است.
۵- آگاه نگاه داشتن افراد سازمانی و ایجاد حلقه های ارتباطی مناسب بسیار مهم و ضروری است این امر باعث انجام اقدامات هماهنگ خواهد شد.
۶- هر مرحله از طرح بایست معیاری برای تعیین بودجه داشته باشد
۷- تاریخ گام به گام اجرای برنامه عملیاتی برای رسیدن به نقطه هدف مورد نیاز است.
۸- تاریخ تکمیل پروژه باید به روشنی ذکر گردد.
سوالات زیر را می توان برای بررسی استراتژیها در نظر گرفت :
- اگر این شیوه اجرا شود ، آیا احتمال آن می رود که به مقاصد دست یافت؟
- هزینه های پیش بینی شده و منافع این شیوه کدامند؟
- آیا این شیوه اقدام تاثیر مثبت یا منفی بر دیگر مقاصد دارد؟
- آیا دستیابی به این مقاصد ، مستلزم موفقیت در رسیدن به سایر مقاصد است؟
- چه اقداماتی لازم است انجام شود تا این شیوه اجرا شود و هر مر حله از اقدام ، چقدر به طول خواهد انجامید؟