نظریه سیستمی (General System Theory) از جمله رهیافت های سیستمی و اقتضایی به مدیریت محسوب می شود و مبتنی بر این تفکر است که باید سازمان را به منزله یک کل نظام یافته در نظر گرفت. بر مبنای این نظریه، از تحلیل داده ها برای حل مسائل و اتخاذ تصمیم استفاده می شود.

رهیافت سیستمی با در نظر گرفتن چارچوبی برای تجسم عوامل و متغیرهای داخلی و خارجی سازمان در قابل یک مجموعه واحد، به شناخت ” خرده سیستم ها ” ، ” سیستم اصلی ” و ” ابر سیستم پیچیده محیط بر سازمان ” کمک می کند . بدین ترتیب می‌توان با در نظر گرفتن کارهای برنامه‌ریزی شده و کارهای انجام شده توسط هر خرده سیستم از سیستم کلی سازمان، برای بهبود فعالیت های سازمان در مسیر تحقق مأموریت آن اقدام کرد .

به طور کلی تحلیل هر پدیده در نظریه سیستمی، با توجه به عناصر اصلی آن (داده ها، فراگرد، بازده ها) انجام می پذیرد.

سیستم مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته است که برای کسب هدف مشترک فعالیت می کنند و معمولا سیستم های بزرگ از تعدادی خرده سیستم یا اجزای کوچکتر تشکیل می شوند. بنابر این هر سازمان به منزله یک سیستم باز در نظر گرفته می شود که از تعدادی خرده سیستم تشکیل شده و ضمن فعالیت در یک فراگرد مستمر” تبدیل منابع ورودی به محصولات خروجی” با محیط خود در تعامل است.

بنابراین نگرش حفظ ارتباط با دنیای خارجی، برای سازمان اهمیتی حیاتی دارد زیرا محیط خارجی هم منشاء تأمین منابع ورودی و هم مصرف کننده باز داده های خروجی سازمان است و ضمن ارائه بازخورد از مشتریان، به اصلاح عملیات و بازنگری در فراگرد سیستم کمک می کند و بر بهبود نتایج آن اثر می گذارد . زیرا بدون دریافت نظر مشتریان امکان ارزیابی دقیق کیفیت عملکرد سازمان کاهش می یابد.

در واقع در صورت کاهش تمایل مشتریان به استفاده از بازداده‌های سازمان، امکان تداوم فعالیت و بقای بلند مدت سازمان در عرصه تجارت کاهش می‌یابد. به این ترتیب بر مبنای نگرش ” سازمان به مثابه یک سیستم باز ” مشتریان نقش تعیین کننده ای در تداوم حیات سازمان دارند.

نظریه پردازان مکاتب مدیریت علمی، اصول گرایی و روابط انسانی، هنگام مطالعه سازمان، اجزای آن را در نظر می گرفتند و بر این باور بودند که ” کل سازمان برابر است با مجموع اجزای آن ” و به همین دلیل سازمان را بر حسب اجزای آن تشریح می کردند و در حالی که نظریه پردازان سیستمی بر این باورند که ” کل سازمان چیزی متفاوت با مجموع اجزای آن است” و هنگام مطالعه سازمان، آن را به صورت کلی در نظر می گیرند و ویژگی های اجزای آن را تلفیق می کنند.

در واقع در مکاتب قبلی از نوعی تفکر تحلیلی تجزیه مدار استفاده می کردند و در حالی که نظریه پردازان سیستمی از نوعی تفکر ترکیبی بهره می گیرند. به نظر یکی از کارشناسان مدیریت سیستم ها ، تفکر تحلیلی بر ” اندیشیدن از خارج به داخل ” است و هر چند هیچ کدام از این دو شیوه، ارزش دیگری را نفی نمی کند ولی شناختی که با استفاده از تفکر ترکیبی در مورد کلیت یک پدیده به دست می آید، از طریق تفکر تحلیلی دست نایافتنی است. نظریه پردازان سیستمی، بر ضرورت اتخاذ شیوه تفکر ترکیبی اصرار دارند، زیرا بر این باورند که مدیریت در خلاء انجام نمی شود و مدیران تحت تأثیر متغیر های سازمانی و محیطی قرار دارن و متقابلاً بر این متغیر ها اثر می گذارند.

به این ترتیب، با مطرح شدن ضرورت نگرش سیستمی، یافته های دانش مدیریت با چالش عظیمی مواجه گردید، زیرا بر مبنای این نگرش باید برای مدیریت یک سازمان، همه اجزای آن شناسایی شوند و کلیه فراگردها و فعالیت های منظم اجزای مذکور و چگونگی تعامل آنها با یکدیگر، مد نظر قرار گیرند.

دو نفر از صاحب نظران مدیریت پیش بینی کرده اند که ” مبانی شناسایی سازمان ها و مسائل آنها در چهار چوب نگرش سیستمی، ممکن است در آینده به انقلابی در عرصه مدیریت منجر شود. نظیر آنچه با اشاعه مبانی نظریه مدیریت علمی تیلور حاصل شد.

چستر بارنارد مانند فایول، بر اساس تجربه خودش در منصب مدیریت عالی بنیانگذار رهیافت جدید به مدیریت محسوب می شود. البته رهیافت بارنارد (رئیس سابق شعبه شرکت تلفن بل) با فایول متفاوت است. بارنارد به جای تفکیک اصول و وظایف خاص مدیریتی، به طراحی یک رهیافت سیستمی مجردتر پرداخت. وی در کتاب معروف ” وظایف مدیر عالی اجرایی” سازمان ها را به منزله مجموعه پیچیده ای از خرده سیستم های همکاری کننده در نظر می گیرد. یعنی سازمان مجموعه پیچیده ای از خرده سیستم های اجتماعی ، شخصی، زیستی، فیزیکی است که در یک ارتباط منظم و خاص، نتایج فعالیت آنها برای دست یابی به حداقل یک هدف معین با هم تلفیق می شود.

بارنارد بر این باور است که تحقق همکاری در سازمان، به وجود سه عامل : “تمایل به خدمت ” ، ” هدف مشترک ” ، ” ارتباط ” ، بستگی دارد . به نظر وی اگر این سه عامل در یک سازمان وجود نداشته باشند، یا مستقل از یکدیگر عمل کنند، دیگر سازمانی باقی نخواهد ماند. بر اساس نظر بارنارد، ارتباطات عاملی نیرو بخش است که شکاف طبیعی میان تمایل فرد به خدمت و هدف مشترک سازمان را پر میکند.

همانطور که ذکر شد ، قبل از این نظریه پردازان سازمان و مدیریت آنها را به دو صورت مجموعه ای از اجزای تفکیک و تجزیه شدنی در نظر میگرفتند تا اینکه دیدگاه سیستمی بارنارد نظریه پردازان سازمان و مدیریت را تشویق کرد که سازمان ها را به منزله ” گل‌هایی پیچیده و پویا ” مطالعه کنند. نکته حایز اهمیت در سخنرانی ها و نوشته های بارنارد ، تأکید شدید وی بر روی لزوم رعایت اخلاق در مدیریت است .

( برگرفته شده از کتاب نظریه های سیستمی  آقای سلیمان ایران زاده )