دارا بودن دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین، ارباب رجوع و . . . ) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیندهای سازمانی (مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و . . . ) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان می گذارد هوش تجاری (Business Intelligence ) است . هوش تجاری شما را برای تصمیم گیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکت ها توانمند می سازد .
فرض کنید هر کس در یک شرکت تنها می‌تواند کارش را به بهترین نحو انجام دهد . اگر تصمیم‌گیری‌ها در سازمانها بر مبنای اطلاعات واقعی باشد تا بر مبنای بهترین حدس‌ها و یا اینکه چگونه در گذشته آن کار را انجام می‌داده‌اند، کارها به درستی پیش نخواهد رفت . در این باره نیاز به مستندات است و مستندات از همه عوامل یک سازمان، مجموع این مستندات و آمارها است که مانع از سعی و خطا می‌گردد .
هوش تجاری به همه شرکت‌ها کمک می‌کند تا از طریق گزارش و تحلیل داده‌ها، عملکرد اثربخش و مطمئن بدون دردسر اضافی و هزینه‌های اجرائی زیاد و سعی و خطا به دست آورند . متاسفانه هنگامی که این سیستم‌ها، تراکنش‌ها و تعاملات داده‌ها را خوب اجرا می‌کنند، در برابر گزارش‌گیری تحلیل و دسترسی به داده‌ها ، کم می‌آورند و به همین دلیل بهبود و قابلیت‌های تحلیل و گزارش‌گیری شرکت‌ها از اولویت‌های مدیران ارشد مالی(Chief Financial Officer (CFO در سال ۲۰۰۵ قرار گرفت .
-
BI وعده بزرگ و عجیبی را به رهبران شرکت‌ها می‌دهد:
دسترسی فوری به همه اطلاعات، که در فرمت قابل استفاده به آن نیاز دارید نه تنها افراد و کارمندان سازمانIT بلکه همه مدیران و تصمیم گیران، می‌توانند از آن استفاده کنند و بسیاری از افراد فکر می‌کنند که این وعده عملی نخواهد شد ، آیا واقعا اینطور است؟
-
چرا هوش تجاری
امروزه با اطمینان کامل می توان ادعا کرد که استفاده از راه حلBI می تواند قدرت رقابت‌پذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمانها متمایز نماید . این راه‌حل این امکان را به سازمانها می‌دهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهره‌برداری نمایند . این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندی‌های مشتریان و مدیریت ارتباط با آنان را میسر می‌سازد . این راه حل این امکان را به سازمان می‌دهد تا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را مانیتور کنند . امروزه سازمان‌های پیشتاز صحبت ازERP وCRM و . . . . نمی‌کنند، رویکرد سازمانها به سمتBI است . آنها به دنبال بهینه‌سازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیر مجموعه‌های وابسته به خود می‌باشند . امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایه‌گذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است .
در یک دهه گذشته بسیاری از سازمانها سرمایه‌گذاری‌های بسیاری را روی تکنولوژی اطلاعات اعم از نرم افزار و سخت افزار کرده‌اند . در اقتصاد امروزه که هزینه‌ها باید کاهش یابد، سازمانها و شرکت‌ها از خود می‌پرسند: «چه مقدار تا کنون برای تکنولوژی سرمایه‌گذاری کرده ایم؟» و اینکه «از این سرمایه‌گذاری چه سودی برده‌ایم؟» امروزه در کشورهای پیشرو و توسعه یافته سرمایه‌گذاری درBI در حال افزایش است . تحقیقات فارستر در سال ۲۰۰۳ از ۸۷۷ سازمان (کوچک و بزرگ) و تصمیم‌گیرندگان در حوزهIT نشان می‌دهد که از رشد سرمایه‌گذاری ۹/۱% در زمینهIT برخوردارند ولی ۴۵% آنها نیاز به خرید ابزارهایBI را دریافته اند و برای آن اقدام می‌کنند .
دو دلیل عمده وجود دارد که چرا صنایع و سازمانها به BI علاقمند شده‌اند :
-
عصر اطلاعات و مسائل اقتصادی .
در عصر اطلاعات کسی که اطلاعات دارد، دارای قدرت است و هر سازمان و شرکتی که از این قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبای خود متمایز و ممتاز می شود . سازمانها و شرکت ها، امروزه با سرعت حرکت و تغییر می کنند . اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساس و پایه این سازمانها است . دلیل دیگر استفاده از BI اقتصاد است . بقای سازمانها و شرکت ها در توفان اقتصاد رقابتی امروز بر دو محدوده متمرکز شده است .
-
کاهش هزینه‌ها افزایش درآمدها
در سازمانی که BI در آن بکار گرفته می شود، مدیران می توانند اطلاعات هزینه ها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینه ها چه هستند و تصمیم هایی برای کاهش و حذف آنها بگیرند . تغییرات آینده را پیش بینی کنند و برای مسائل خود راه حل مناسب داشته باشند . به منظور افزایش درآمد، شرکت ها باید علاوه بر افزایش فروش خود، مثلا مشتریان فعلی خود را حفظ کنند . حفظ مشتریان اغلب کاری بسیار پسندیده است . اما باید بدانیم اغلب کدام مشتری سود بیشتری عاید می‌کند . معمولا ۲۰ درصد از مشتریان ۸۰ درصد سود شرکت را تامین می‌کنند . شرکت‌ها باید ابتدا مشتریانی که سود بیشتری را عاید می‌سازند، حفظ نمایند . باید بدانید BI کاربرد بسیاری در این بخش نیز دارد . گام بعدی تجزیه و تحلیل رفتار بازار، فروش و مشتریان پر سود ده هستند .
این دانش به مدیران کمک می‌کند تا چگونه مشتریان خود را مدیریت نمایند . برای جلب نظر مشتریان ممکن است پارامترهای کانال‌های هزینه‌ای، فروش عمده به مشتریان و یا تغییر در حاشیه سود و . . . . مدنظر قرار گیرد . نکته مهم این است که رفتارها با مشتریان یکسان نیست و هر مشتری یا گروهی از مشتریان روابط خاص خود را خواهند داشت . سرانجام، اینکه علاوه بر مشخصه‌های اطلاعاتی فوق سایر اطلاعات مدیریتی برای تصمیم‌گیری در سازمانها نیز وجود دارد که نیاز به تحلیل برای تصمیم‌گیری دارد، مثل اطلاعاتی در حوزه ماموریت اصلی سازمان و یا شرکت، اطلاعات منابع انسانی، اطلاعات تولید و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه شده و . . .
تکنولوژی BI راه حل برای بکارگیری این اطلاعات و ایجاد هوشمندی در مدیران می‌باشد که آگاهانه تصمیم‌گیری نمایند و تصمیم آنان مبنی بر واقعیت‌ها و درک آگاهانه آنان از تغییرات فعلی و آتی و استفاده از سوابق در سازمان باشد .
-
فرآیند BI در سازمانها و شرکت‌ها
فرآیند BI در سازمانها و شرکت‌ها یک فرآیند پویا و تعاملی است . این فرآیند با یک سوال شروع می گردد و پاسخ های سوالات در یک حلقه تکرار فراهم می‌شود . این پاسخ‌ها امکان تصمیم‌گیری برای مدیران را فراهم می‌کند .
-
برنامه‌ریزی و هدایت
مرحله برنامه‌ریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیند BI عمل می‌کند . در شروع متعاقب درخواست‌های مدیران تصمیم‌گیر و سوالات از سیستم با فرمول کردن سوالات، برنامه‌ریزی برای پاسخ به سوالات شروع خواهد شد .
-
مرحله اخذ اطلاعات از پایگاه اطلاعاتی
در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاه‌های اطلاعاتی ( منابع اطلاعاتی) جمع‌آوری خواهند شد . داده‌های جمع‌آوری شده از داده‌های خام هستند و آگاهی یا دانشی را به استفاده کننده اضافه نخواهند کرد . این داده‌ها می‌بایست پردازش و پالایش شوند در غیر اینصورت هیچ نقطه روشنی در آنها دیده نمی‌شود .
-
پردازش اطلاعات
در این مرحله داده‌های جمع‌آوری شده مجتمع خواهند شد ، روابط بین آنها شناسایی و آنالیز شده و در نهایت قابل استفاده خواهند گردید . این مرحله شامل مراحل استخراج اطلاعات، تبدیل اطلاعات و بارگذاری اطلاعات(Load) می شود .
-
آنالیز و تولید اطلاعات
در این مرحله با استفاده از تکنیک‌های پیشرفته از داده‌های مجتمع شده، هوشمندی ایجاد می‌گردد . سیستم در انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانه‌ای به سئوالات مدیران خواهد داد . این پاسخ در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر می‌گردد و امکان تغییر سئوال و یا بررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهد شد .
-
خلاصه و جمع‌بندی
در شرایط فعلی در پاسخ به نیاز مدیران شرکت‌ها و سازمانها، ضرورت ایجاد یک پلتفرم(Platform) هوش سازمانی وجود دارد . این سازمانها و شرکت‌ها با استفاده از نرم افزارهای طراحی شده بر پایه BI می‌توانند اثربخشی استفاده از ساختارهای اطلاعاتی موجود را در راستای اهداف خود افزایش دهند و اطلاعات از حالت عملیاتی و محدود شدن به استفاده در لایه‌های اجرایی سازمان برای استفاده مدیران سازمان توسعه یابند .
این ابزارها می‌توانند برای همه اطلاعات و داده‌های تولید شده در سازمان مورد بهره‌برداری قرار گیرند . این موضوع را باید بدانید که ابزارهای گزارش‌گیری از کارآیی لازم برای مدیران برخوردار نیستند . این ابزارها معمولا در محدوده سیستم‌های عملیاتی بکار گرفته می‌شوند و مدیران استفاده موثری از آن نخواهند کرد .