مهارت‌های ارتباطی یکی از پرکاربردترین دروس دوره‌های MBA و DBA به شمار می‌رود که از محبوبیت بالایی نیز برخوردار است. سازمانی که در آن ارتباطات افراد با یکدیگر به سهولت و اثربخشی انجام نمی‌شود مانند ماشینی است که مدت‌ها روغن‌کاری نشده و بین قطعات آن اصطکاک شدیدی وجود دارد.

برای کاهش این اصطکاک و بهبود ارتباطات، لازم است خطاهای متداول را بشناسیم و با آنها مقابله کنیم:

•  ویرایش نکردن کارهای خود:

  دستخط بد، غلط‌های املایی و دستور زبانی ازجمله خطاهای کوچک و در عین ‌حال بسیار تأثیرگذار در سازمان‌ها است.

•  عدم تناسب وسیله مورد استفاده برای انتقال پیام و محتوای پیام:

  اگر پیام حساس است و نیازمند ارتباط رو در روست، ارسال یک ایمیل خشک ‌و خالی می‌تواند بسیار مخرب باشد. مثلاً برای تقسیم کار یک پروژه مهم که نیازمند توضیحات و پرسش و پاسخ است، بهتر است از یک جلسه کار استفاده شود.

•  پرهیز از مکالمه‌های دشوار:

  انتقال ندادن پیام‌های منفی، مانند جلسات بازنگری عملکرد بد، معمولاً باعث بدتر شدن اوضاع می‌شود نه حل شدن آن.

•  عدم قاطعیت:

  گاهی لازم است پیام خود را با تون صدای شفاف و گیرا و اعتماد به‌ نفس بالا بیان کنید تا مورد توجه قرار گرفته و به خواسته خود برسید. انسان‌های خجالتی و کمرو هیچ‌گاه مدیران خوبی نخواهند شد.

•  استفاده از یک رویکرد برای مخاطبان مختلف:

  با خانم‌ها باید متفاوت از آقایان صحبت کرد. همچنین جوانان سبک ارتباطی متفاوتی نسبت به قدیمی‌ترها دارند. بنابراین نخست سبک ارتباطی مخاطب خود را در نظر بگیرید و سپس پیام خود را متناسب با سبک ارتباطی وی منتقل کنید.

•  فرض گرفتن اینکه پیام شما فهمیده شده است:

  بعضی مواقع شما مدت زیادی را صرف فکر کردن در مورد یک موضوع می‌کنید و در مورد آن مطالعاتی نیز انجام می‌دهید. در این حالت ممکن است فراموش کنید که مخاطب شما آشنایی چندانی با موضوع و پیچ‌ و خم‌های آن ندارد. بنابراین ممکن است بدون ارائه توضیحات لازم، این تصور در شما ایجاد شود که مخاطبان شما، پیامتان را فهمیده‌اند. بنابراین همیشه نسبت به فهم پیام‌های خود در مخاطبان اطمینان حاصل کنید.

(برگرفته از سایت مدرسه بازرگانی تهران )