یکی از واژه‌های پرکاربرد در فضای مدیریت و کسب و کار واژه فرایند (Process) است و بسیار ساده است تا با چند کلیک در اینترنت جستجو کنید تا انواع تعریف‌های فرایند را بیابید. بنابراین قبل از اینکه وارد توضیحات دقیق‌تر و جزئیات بیشتر شویم، چند لحظه با خودتان فکر کنید و ببینید که اصطلاح فرایند را در چه جمله‌هایی و به چه شکلی به‌کار می‌برید.
واژه فرایند آنچنان در زندگی روزمره ما به کار می ورد که اغلب ما، حتی بدون این که تعریف دقیق آن را بدانیم، می‌توانیم آن را معمولاً به شکل درست به‌کار ببریم. به مثالهای زیر توجه کنید:
- فرایند استخدام
- فرایند ثبت نام در آزمون دانشگاه
- فرایند تولید محتوا
- فرایند تولید خودرو
- فرایند توسعه خدمات
- فرایند پرداخت الکترونیکی
- فرایند صدور پیش فاکتور
- فرایند رفع تعارض و اختلافات در سازمان
- فرایند درخواست خسارت از شرکت بیمه
- فرایند صادرات کالا
اما در تشریح واژه فرایند می توان به نکات زیر اشاره نمود :
- فرایند به شیوه انجام کار اشاره دارد.
- اصطلاح فرایند را می‌توان در مورد فعالیت‌های تجاری یا غیرتجاری، فعالیت‌های سازمان‌های دولتی یا غیردولتی و حتی درباره روش فعالیت در یک تیم کوچک به کار برد.
- به کار بردن واژه فرایند تلویحاً به این نکته اشاره دارد که یک کار مشخص، چارچوب و روند و تعریف شفافی دارد و همواره باید بر اساس یک مسیر از پیش تعیین شده، انجام شود.
- برای یک فرایند می‌توان نقطه آغاز و پایان مشخص تعریف کرد.
مهم‌ترین اجزای یک فرایند به شرح زیر هستند:
- ورودی (Input)
- دستاورد یا خروجی (Outcome / Output)
- فعالیت‌ها (Tasks/Activities)
- رویدادها (Events)
- نقاط تصمیم‌گیری (Decision Points)
از نگاه دیون پورت ، فرایندهای کسب و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی هستند که با یکدیگر ارتباط منطقی دارند و برای دستیابی به یک دستاورد مشخص در کسب و کار، انجام می‌شوند و مجموعه‌ای از فرایندها در کنار یکدیگر، یک سیستم کسب و کار را می‌سازند.
ویژگی های فرایند های کسب و کار :
- هر فرایندی، مشتری یا مشتریانی دارد که خروجی فرایند در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد (یا از آن خروجی بهره مند می‌شوند). این مشتریان می‌توانند درون سازمانی یا خارج از سازمان باشند.
- فرایندها معمولاً مستقل از چارت رسمی و ساختار سازمانی هستند و به مرزهای دپارتمان‌های مختلف محدود نمی‌شوند . به عبارت دیگر، هر بخش از یک فرایند ممکن است در زیرمجموعه یا دپارتمان متفاوتی از سازمان، اجرا و پیگیری شود.