دو دگرگونی بسیار قدرتمند و فراگیر ، محیط کسب و کار را تغییر داده است که عبارتند از : جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات و بر همین اساس پیامدهای این دگرگونی ها منجر شده است تا سازمانها با چالش های جدیدی در عرصه کسب و کار مواجه شوند .

جهانی شدن اقتصاد صنعتی ارزش اطلاعات را بسیار بالا برده و همزمان با این امر فرصت های تازه ایی نیز بوجود آمده است و امروزه نظام های اطلاع رسانی راه ارتباطات و توانایی تجزیه و تحلیل اقتصاد و مدیریت در سطح جهانی را برای شرکت ها فراهم می سازد به طوری که کنترل و پایش سازمانهای گسترده ای که در سطح جهان فعالیت دارند ، نیازمند نظام اطلاعات توانمندی است که از بزرگترین چالش ها و دل مشغولی های مدیریت در حال حاضر می باشد .

از دیدگاه فنی می توان یک نظام اطلاعات را به پاره ای از اجزا هم پیوند تعریف نمود که به گردآوری و بازیابی ، نگهداری ، توزیع اطلاعات ، به منظور یاری رساندن به تصمیم گیری ها و کنترل در سازمان می پردازد . نظام اطلاعات علاوه بر تامین پشتوانه برای تصمیم گیری ، هماهنگی و پایش ، می تواند به مدیران و کارکنان در امر تجزیه و تحلیل مسایل، قابل لمس نمودن موضوعات پیچیده و آفرینش فرآورده های تازه کمک نماید.

به عبارت دیگر سیستم های اطلاعات و یا نظام های اطلاعات در سازمان مجموعه‌ای از مؤلفه‌های وابسته به هم هستند که با گردآوری، پردازش، ذخیره و توزیع داده‌های اطلاعاتی، از تصمیم‌گیری و کنترل در سازمان‌ها پشتیبانی می‌کند. این سیستم علاوه بر کمک کردن به ایجاد هماهنگی در انجام عملیات سازمانی، به مدیران و کارکنان سازمان‌ها کمک می‌کند تا مسائل سازمان را تحلیل یا شبیه‌سازی نمایند.

سیستم‌های اطلاعاتی سه فعالیت عمده را انجام می‌دهند که عبارتند از : ورود داده‌ها، پردازش و خروج داده‌ها.

به عبارتی دیگر داده‌ها وارد سیستم اطلاعاتی می‌شوند، بر روی آن عملیات پردازش صورت می‌گیرد تا به اطلاعات در قالب‌های خاص تبدیل شوند و این اطلاعات در اختیار افراد مصرف‌کننده آن قرار می‌گیرد تا از آن استفاده نمایند. در این سیستم‌ها عمدتاً می‌بایست بازخورد مصرف‌کنندگان وجود داشته باشد تا به ‌منظور بهبود سیستم، مورد استفاده قرار گیرد.

اگرچه مکانیزم عملکرد سیستم‌های اطلاعاتی با شرحی که گفته شد، شباهت زیادی به یک رایانه دارد، اما ماهیت یک سیستم اطلاعاتی فراتر از کامپیوتر یا نرم‌افزار است. کامپیوتر و نرم‌افزار، ابزارها و اجزایی هستند که یک سیستم اطلاعاتی را تشکیل می‌دهند؛ اما آنها قادر نیستند به تنهایی اطلاعاتی را که یک سازمان به آنها نیاز دارد، تولید کنند.

سیستم پپشتیبان عملیات در پایین هرم هستند؛ که معمولاً به طور مستقیم توسط کارگران کارگاه و یا کارکنان که داده‌های کلیدی مورد نیاز برای حمایت از مدیریت عملیات را فراهم می‌کنند، اداره می‌شوند.

این اطلاعات معمولاً از طریق ردیابی خودکار و یا نیمه خودکار از فعالیت‌های سطح پایین و تراکنش‌ها به دست می‌آیند. عملیات روزانه سازمان‌ها به وسیله‌ی این سیستم‌ها انجام می‌پذیرد.

از خصوصیات اصلی این سیستم‌ها داشتن ماهیت روتین، داده و اطلاعات حجیم است، به علاوه جزئیات و عدم نیاز به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی در حین کار با سیستم نیز در آن‌ها لحاظ می‌شود.

• نظام سیستم های عملیاتی (TPS)

  سیستم های عملیاتی  TPS از یک سو پوشش دهنده تسهیل و تدقیق عملیات در حوزه های مواد، ماشین آلات، نیروی انسانی، مالی، بازرگانی و… می باشند و از سوی دیگر اطلاعات عملکردی مورد نیاز سطح بالاتر را تأمین می نمایند.

• نظام گزارش دهی به مدیریت (MRS)

  مدیران رده پایین و سرپرستان معمولاٌ اطلاعات موردنیاز خود را به سهولت از سیستم های مستقر در حوزه عملیاتی شان دریافت می کنند. با توجه به امکان گزارش گیری پویا که در سیستم ها به کار گرفته می شود، بازیابی اطلاعات پیش بینی شده یا پیش بینی نشده به راحتی امکان پذیر خواهد بود. مدیران سطوح میانه و ارشد که به تلفیقی از اطلاعات حوزه های عملیاتی مختلف نیازمند می باشند معمولاٌ گزارشات تلفیقی مورد نیاز را دریافت می کنند.
  سیستم گزارش دهی به مدیریت با تکیه بر اطلاعات عملیاتی که توسط سیستم های عملیاتی از متن جریان کار و بی واسطه اخذ شده اند، هر نوع ترکیب اطلاعاتی ممکن و مورد نیاز را ارائه می نماید.

• نظام پشتیبانی تصمیم گیری (DSS)

  این ابزارها و سیستم ها طیف معینی از کاربرد را در برمی گیرند، پایین ترین سطح آن استفاده از امکاناتی نظیر صفحات گسترده (Spread Sheet) جهت اعمال تغییرات در پارامترهای مؤثر در تصمیم گیری و مشاهده نتایج حاصل از آن می باشد، سطوح میانه آن امکان اجرای سیستم های عملیاتی به صورت مجازی و با شرایط فرضی برای زمان ها و دوره های معین آتی را دارا می باشد و سطح ایده آل آن تلفیقی از این دو است، به نحوی که مجموعه حاصل به صورت یک سیستم نسبتاٌ هوشمند و خبره عمل نماید.

• نظام پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان (EIS)

  مجموعه سیستم هایی که علاوه بر بازیابی اطلاعات سیستم های عملیاتی، وظیفه تلخیص و طبقه بندی اطلاعات مورد نیاز مدیریت و یا بازیابی اطلاعات غیرعملیاتی از محیط پایگاه های اطلاعاتی فراسازمانی را به عهده دارند و نهایتاٌ امکان طرح ریزی و آزمایش مدل های مختلف پیش بینی را فراهم می سازند، سیستم های پشتیبانی مدیریت عالی سازمان اطلاق می شوند.

استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در سازمان و مدیریت، مستلزم صرف هزینه‌هایی است که باید با برآورد منافع آنها، توجیه شوند. توجیه این سیستمها در ابتدا که تمرکز آنها بر داده‌ها و خودکارسازی عملیات دستی بود، به آسانی انجام می‌گرفت اما با محور شدن اطلاعات در آنها، کار توجیه سرمایه‌گذاری لازم نیز به پیچیدگی گرایید.

به همین دلیل، تحلیل هزینه ـ منفعت به یکی از مراحل توسعه سیستمهای اطلاعاتی مبدل گردید. این تحلیل بویژه درباره سیستمهای پشتیبان تصمیم، با دشواریهای بیشتری روبه‌روست.

پیچیدگی و تعامل منافع و ناممکن بودن کمّی کردن بسیاری از آنها به‌علاوه مشکل تعیین ارزش اقتصادی برای اطلاعات به عنوان خروجی اصلی این سیستمها، اصلی‌ترین این دشواریها به شمار می‌روند.