فرآیندی است که به وسیله آن سازمان معین می‌کند که برای نیل به اهداف خود به چه تعداد کارمند، با چه تخصص و مهارتهایی، برای چه مشاغلی و در چه زمانی نیاز دارد بنابراین بدون برآورد نیروی انسانی لازم و برنامه‌ریزی دقیق برای تأمین آن، نیل به اهداف سازمان امکان‌پذیر نیست.
پس می‌توان نتیجه گرفت برنامه‌ریزی نیروی انسانی فرآیندی است که به وسیله آن ورود افراد به سازمان، حرکت و گردش آنها در داخل سازمان و خروج آنها از سازمان، پیش‌بینی و برای آن به گونه‌ای برنامه‌ریزی می‌شود که هرگاه در هر جای سازمان پستی خالی شد مسئولان سازمان غافلگیر نشوند و همیشه نیروهای شایسته‌ای برای تصدی آن پست آماده داشته باشند.
فرآیند برنامه‌ریزی نیروی انسانی از ۵ مرحله تشکیل شده است:
- تعیین موجودی نیروی انسانی در سازمان؛ این مرحله در واقع، یک مطالعه و بررسی جامع درون سازمانی به منظور تجزیه و تحلیل دقیق کلیه مشاغل و پست‌های سازمانی و تهیه فهرستی از تخصص‌ها و مهارتهای موجود در آن سازمان است. تهیه فهرست موجودی مهارتها، سیستم اطلاعاتی منابع انسانی و طرح جانشینی از جمله روشهایی است که به وسیله آن می‌توان کم و کیف نیروی انسانی موجود در سازمان را تعیین کرد.
- مطالعه و بررسی اهداف آتی سازمان؛ اهدافی که سازمان برای خود ترسیم می‌کند همچنین استراتژی که برای تحقق این اهداف در پیش می‌گیرد تعیین کننده کمیت و کیفیت نیروی انسانی مورد نیاز سازمان است. البته با توجه به خاص بودن بعضی مهارتها و تخصص‌ها گاهی اوقات این تخصص‌ها هستند که مشخص کننده اهداف و برنامه‌ها می‌شوند.
- برآورد نیاز سازمان به نیروی انسانی (تقاضا برای نیرو با توجه به اهداف آتی)؛ با انجام دو مرحله قبل می‌توانیم برآوردی از نیروهای مورد نیاز سازمان بدست آوریم اما برای محاسبه تعداد نیروی انسانی مورد نیاز سازمان نخست باید میزان تقاضا برای تولیدات یا خدمات سازمان برآورد گردد و سپس تعداد نیروهای لازم برای جوابگویی به این تقاضا تعیین شود. علاوه بر سطح تقاضا برای تولیدات یا خدمات سازمان، عوامل دیگری نظیر برآورد نیروهایی که در اثر اخراج و استعفا و بازنشستگی و … سازمان را ترک می‌نمایند یا اتخاذ تصمیماتی از قبیل متنوع کردن محصولات، افزایش کیفیت یا پیشرفت تکنولوژی و تغییر رویه‌ها و شیوه‌های اداری و اجرایی.
- برآورد عرضه نیروی انسانی (از منابع داخلی و خارجی)؛ بعد از تعیین کمیت و کیفیت نیروی مورد نیاز سازمان می‌تواند از منابع داخلی و خارجی نیروی انسانی خود را تامین نماید. ۱ـ برآورد عرضه نیرو از منابع داخلی: روشهای اصلی برآورد نیروهای موجود در سازمان عبارتند از: فهرست موجودی مهارتهای مدیریتی؛ جدول جایگزینی؛ نظر (برآورد) سرپرست؛ روش دلفای.۲ـ برآورد عرضه نیرو از منابع خارجی: وضعیت عمومی اقتصادی؛ بازارهای محلی کار؛ بازارهای تخصصی کار.
- مقایسه عرضه و تقاضای نیروی انسانی و تعیین سیاست‌های پرسنلی سازمان بر آن اساس؛ آخرین مرحله در فرایند برنامه‌ریزی نیروی انسانی، مقایسه تقاضای سازمان برای نیروی انسانی و عرضه آن است.