سیستمی که برای گردآوری، پردازش، ذخیره و انتشار اطلاعات به‌منظور پشتیبانی تصمیم، هماهنگ‌سازی، کنترل، تحلیل و رؤ‌یت فعالیتهای مدیریت منابع انسانی سازمان به کار می‌رود.(۲۰۰۰ DESSLER)
شاید قدیمی‌ترین نوع سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی، سیستم‌های مربوط به محاسبه و پرداخت حقوق کارکنان باشد که در اواسط دهه ۷۰ میلادی رایج شدند.
یک سیستم اطلاعات منابع انسانی، حداقل با یکی از سه علت زیر توجیه می‌شود :
- افزایش کارایی : سیستم اطلاعات منابع انسانی، قادر است تا کارایی فعالیتهای منابع انسانی، و کارایی کل سازمان را بالا برد.
- تنوع کارکردی با داده‌های منابع انسانی : این گزارشها امکان تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر و مطمئن‌تر را برای مدیران منابع انسانی فراهم آورده است.
- تغییر جایگاه مدیریت منابع انسانی : یک سیستم اطلاعات تاحد زیادی جایگاه و توجه مدیریت منابع انسانی را از پردازشگر صرف تراکنش ها به سوی مدیریت استراتژیک منابع انسانی رهنمون می‌سازد .
به عبارت دیگر سیستم اطلاعات منابع انسانی یک روش سازمان یافته جمع آوری ، نگهداری و ارایه اطلاعات به مدیران ، به منظور تصمیم گیری در امور چهارگانه نظام مدیریت منابع انسانی می باشد .
مشخصات سیستم منابع انسانی :
- اطلاعات بروز باشد و بموقع در اختیار استفاده کنندگان قرار بگیرد.
- اطلاعات صحیح و دقیق باشد .
- اطلاعات ، مرتبط و مورد نیاز مدیران باشد .
- اطلاعات مورد نیاز در اختیار مسئول مربوطه برسد نه همه همکاران