برگزاری سمینارها در سال‌های اخیر و در زمینه‌های تخصصی و عمومی بیش از پیش افزایش یافته و در این میان توجه به استانداردها و تشریفات لازم و اساسی در اجرای آن می‌تواند ضمن افزایش رضایت‌مندی شرکت‌کنندگان موجبات توسعه آنها را در سطوح بین‌المللی فراهم نماید .
هر چند سمینارها با توجه به هدف ، زمان ، مخاطبان ، مکان و ….. می‌تواند دارای ساختارهای متفاوتی باشد اما ساختار استاندارد و کاملی از ساختار اجرایی برگزراری سمینارها را در زیر اشاره می کنیم که می‌تواند سودمند و مفید باشد . بدیهی است رعایت این ساختار می تواند ضمن تفکیک مسئولیت‌ها زمینه پاسخگویی را در موارد مختلف فراهم نماید :
- رئیس – شورای سیاست‌گذاری
- دبیرخانه دائم
- ستاد اجرائی
- کمیته علمی
- روابط عمومی
- روابط بین‌الملل
- امور مالی و پشتیبانی
- امور نمایشگاه‌ها
- دبیرخانه
- انتشارات
- حسابداری
- امنیتی از نظر سیاسی و حراستی
- ارزیابی مقالات
- ارتباط با رسانه
- تدارکات
- ایمنی و بهداشت
- برنامه ریزی
- تبلیغات
- حمل و نقل و ترابری
- پزشکی
- قطعنامه
- تشریفات و پذیرایی
- سمعی و بصری
- نظر سنجی و پژوهش
برای آشنایی بیشتر ، لازم است برخی از موارد فوق به شرح خلاصه زیر توضیح داده شود :
- بخش علمی : مهمترین بخش است چون هم در داخل و هم در خارج از سازمان و کشور طرفدار دارد.
- قطعنامه : رئیس علمی اگر آن را تایید می کند و بدین ترتیب تصویب می شود و بعد اجرا می گردد.
- فراخوان : برای فراخوان سمینار آنرا برای چاپ به مطبوعات می دهیم که ممکن است عده ای از افراد عام به فراخوان پاسخ مثبت بدهند ولی در این فراخوان حضور افراد خاص مهم است.
- دعوت : بهتر است با تلفن یا حضوری دعوت انجام می‌شود زیرا بازتاب داخلی و خارجی دارد.
- انتخاب سخنران‌ها : از قبل آماده شده و در روز موعود باید چند نسخه از متن سخنرانی در اختیار برگزار کنندگان باشد و آنها را در اختیار سخنران قرار دهند در ضمن سخنران نباید از خط قرمز ها عبور کند.
- دستمزد سخنران‌ها : امور مالی برآورد کرده و آن را پرداخت می‌نماید.
ضمنا در صورتی که در سمینارها برنامه های بازدید وجود داشته باشد با توجه به اهداف سمینار اقدامات اولیه برای انجام بازدیدها به شرح زیر می‌باشد :
- الف: تقسیم بندی گروههای بازدید کننده
- ب: اخذ مجوزهای لازم برای بازدید
- پ: اطلاع رسانی به اصحاب رسانه (روزنامه ها)
- ت: آشنا نمودن کارکنان و کارگران با چگونگی انجام وظایف در حین بازدید
- ث : تهیه بروشور و کاتالوگ و تهیه هدایا
- ج: پذیرایی
- چ: آلبوم نظرخواهی یا دفتر یادداشت
- ح: فراهم نمودن ابزار و تجهیزات کمک آموزشی در بازدید
- خ : میهمانان خارجی