سازمانها امروز در محیطی کاملاً رقابتی که همراه با تحولات شگفت انگیز است باید اداره شوند .در چنین شرایطی مدیران فرصت چندانی برای کنترل کارکنان در اختیار ندارند و باید بیشترین وقت و نیروی خود را صرف شناسائی محیط خارجی و داخلی سازمان کنند و سایر وظایف روزمره را بر عهده کارکنان بگذارند.

کارکنان زمانی می توانند به خوبی تز عهده وظایف محوله برآیند که از مهارت ، دانش و توانائی لازم برخوردار بوده و اهداف سازمان را بخوبی شناسانند ابزاری که می تواند در این زمینه به کمک مدیران بشتابد فرایند توانمند سازی است

واژه (EMPOWER) در فرهنگ آکسفورد ” قدرتمند شدن ” ، ” مجوز دادن ” ،” ارائه مدرک ”  و ” توانا شدن ” معنی شده است .در معنای خاص قدرت بخشیدن و دادن آزادی عمل به افراد برای اداره خود و در مفهوم سازمانی به معنای تغییر در فرهنگ و شهامت در ایجاد و هدایت یک محیط سازمانی است.

توانمند سازی روش نوینی برای  سازمانهای پیشرو در محیط رقابتی است در استراتژی مدیریت کیفیت جامع (TQM) اگر به توانمندی کارکنان توجه نشود محکوم به شکست است . بهبود مستمر (کایزن) هنگامی است که کارکنان اطلاعات لازم را در اختیار داشته و مورد اعتماد مدیریت باشند تا بتوانند مهارت ها و توانائی هایشان را بکار گیرند . در دو دهه اخیر تواناسازی کارکنان به یکی از مهم تریندل مسئولیهای مدیران ستزمانها تبدیل شده است .

توانمند سازی ضمن تغییر در نحوه نگرش افراد و قضاوت آنها در رابطه با مسائل مختلف فردی و سازمانی باعث بوجودآمدن این باور در آنها می شود که آزادی و اختیار مانع مطمئنی برای توانا شدن است از این رو وقتی گروهی از افراد در سازمانها توانمند می شوند روابط آنها با صاحبان قدرت تغییر می کند و در اهداف مشترکشان سهیم خواهند شد .افراد توانمند شده در ارتباطات خود با دیگر همکاران و صاحبان ، مدیریت و فرایند کاری تغییرایجاد خواهند کرد .

در حال حاضر سازمانها وارد عصر جدیدی شده اند. کارکنان ، شرکای سازمانها بخشی از گروه شده اند بنابراین نه تنها ضروری است که مدیران دارای خصوصیات رهبری شوند بلکه تمام کارمندان هم باید روشهایی که بکار می گیرند خود راهبر باشند.

• بنابر این تعاریف زیر برای توانمندسازی ارایه شده است که عبارتست از : 

۱-  توانمند سازی اعطای اختیار تصمیم گیری به کارکنان به منظور افزایش کارائی آنان و ایفای نقش مفید در سازمان است.

۲-  توانمند سازی فرایند توسعه است که باعث افزایش توان کارکنان برای حل مشکل ، ارتقای بینش سیاسی و اجتماعی کارکنان شده و آنان را قادر می سازد تا عوامل محیطی را شناسائی وتحت کنترل بگیرند.

۳-توانمند سازی عبارت است از آزاد کردن نیروهای درونی افراد برای کسب دست آوردهای شگفت انگیز .

۴- توانمند سازی فقط دادن قدرت به کارکنان نیست بلکه موجب می شود کارکنان با فراگیری دانش و مهارت و انگیزه بتوانند عملکردشان را بهبود بخشند.

۵-توانمندسازی یعنی قبل از آنکه به کارکنان بگویید چه کار کنند می توانند به خوبی وظایفشان را درک کنند.

۶- توانمند سازی از طریق چالش های داخلی و خارجی سازمان به دست می آید چالشهای خارجی شامل افزایش شتاب تغییرات ، محیط رقابتی ، انتظارات جدید مشتریان و شرایط جدید بازار است .چالشهای داخلی بیشتر تأکید بر حفظ و نگهداری نیروی انسانی موجود ، افزایش سطح انگیزش ، رشد و شکوفائی استعداد و مهارت های کارکنان دارد.

۷-  پوسیانت نیز توانا سازی را شامل تقویت مهارت کارکنان و ایجاد اعتماد بنفس در آنها نسبت به خودشان و تلاش در جهت اثربخشی فعالیتهای سازمانها می داند.

۸- توانمند سازی در برگیرنده مجموعه تدابیر و روشهایی است که بدان وسیله رفتار کارکنان را دچار تغییر کرده و آنها را قادر سازد تا با توجه به شرایط سازمان بهترین تصمیمات را اخذ و با ارائه خلاقیت در قالب فعالیتهای  سازمان را در جهت بهره وری هدایت کنند.

۹-  آماده ساختن شرایط جهت عرضه بهترین منابع فکری در هر زمینه از عملکرد سازمان .

۱۰-توانمند سازی عبارت است از طراحی و ساخت سازمان به نحوی که افراد ضمن کنترل خود آمادگی قبول مسئولیت های بیشتری را نیز داشته باشند.

۱۱-  توانمند سازی قدرت اتخاذ تصمیم گیری در چارچوب مرزهای مشخص است در توانمندسازی مدیر بخش از اختیارات یا قدرت تصمیم گیری را به کارکنان واگذاری می کند .

• بنابراین توانمند سازی فرایندی است که  :

–    فرهنگ توانمند سازی در آن رشد می کند .

–    تبادل اطلاعات و دیدگاه ها به آسانی صورت می گیرد.

–     اهداف مشخص تعریف شده است.

–     مرزهای تصمیم گیری روشن است.

–     تقسیم کار صورت می گیرد.

–     شایستگی ها در قالب کسب تجربه و آموزش ها شکوفا می شود .

–     منابع کافی انجام کار (پول ، مواد، تجهیزات ، نیروی انسانی ) در اختیار کارکنان صورت گیرد .

–     پشتیبانی لازم توسط مدیران تمامی سازمان از فرهنگ توانمند سازی صورت می گیرد .

–     کارکنان تشویق و ترغیب به پذیرش ریسک و مخاطره می شوند.

–     توانمند سازی به سادگی و به سرعت تحقق نمی یابد بلکه فرایندی نسبتاً طولانی است.