کاربرد شرح وظایف شغلی تنها به موارد استخدام محدود نمی ماند بلکه از جمله کارهائی است که مدیران همیشه آن را به بهانه های گوناگون به تعویق می اندازند و این سهل انگاری حاصل این طرز فکر است که شرح وظائف شغلی را بالاخره در صورت نیاز می توان از روی مدل های همکاران و یا نمونه های موجود در مراجع، نمونه برداری کرد .
واقعیت این است که در طول فعالیت های روزمره به سختی مدیران اوقاتی را برای چنین کاری اختصاص می دهند زیرا به هر حال کارکنان در دسترس مدیران بوده و در هر زمان می توان به آنان مطابق با مقتضیات ، دستوراتی را ارائه نمود.
این نگرش به مفهوم فراموش کردن مزایا و اثربخشی های حاصل از داشتن یک شرح وظیفه شغلی دقیق و مدون است که در صورت تهیه و به کارگیری در محیط کار ،به ایجاد ابزارهای اندازه گیری و بهره وری در کسب و کار منجر می گردد .
به عبارت دیگر شرح وظائف شغلی تنها یک برگ کاغذ با مقداری مطالب نگاشته شده بر آن نیست که به کارکنان به صورت تشریفات اداری تقدیم گردد بلکه ابزاری کارآمد و اثر بخش در روند استخدام، تعامل با تصورات کارکنان جدید در مورد شغلی که تصدی آن را بر عهده گرفته اند، ارزیابی عملکرد کارکنان، پایان بخشیدن به فعالیت کارکنانی که قادر به تامین نیازهای شغلی شما نمی باشند و بسیاری مطالب دیگر است که همه اینها موجب می گردد تا شرکت شما درگیر دردسرهای حاشیه ای در محیط کار نشده و استعداد و توانائی های خود را بر اهداف سازمانی متمرکز نماید.
فرآیند ایجاد یک شرح وظیفه شغلی به فرصت منحصر به فردی برای بررسی تیم کارکنان و شرکت به عنوان یک کل منتهی می گردد و به ارزیابی منابع انسانی مورد نیاز جهت نیل به موفقیت می انجامد.
- بنگاه اقتصادی شما هم اکنون کجا و در چه موقعیتی است؟
- به کجا می خواهد برود و اهدافش چیست؟
- په چه نوع مهارتها و قابلیتهائی برای رسیدن به اهداف شرکت مورد نیاز است؟
با این تفاسیر یک مستند مدون شرح وظائف شغلی، جایگاه فعلی و آمادگی های مورد نیاز برای آینده را برایتان تعریف می نماید.
-
مبانی شرح وظائف شغلی
شرح وظیفه شغلی عبارت است از انعکاسی واضح و مختصر از وظائف و الزامات یک شغل . شرح وظیفه شغلی می تواند دارای اشکال متفاوتی باشد اما حد اقل بایستی از چهار بخش تشکیل شده باشد:
-
خلاصه ای از شغل :
شرح وظائف شغلی می بایست حاوی چشم اندازی در مورد سمت سازمانی به همراه توضیح مختصری از مهمترین وظائف باشد. از آنجا که این شرح وظیفه شغلی از اولین مطالبی است که متقاضی کار آن را مطالعه می نماید، لذا بهترین ابزار برای درک سنخیت متقاضی کار با کار می باشدو در همین مرحله می تواند تعداد زیادی از متقاضیان فاقد توانائی های لازم را از ادامه روند استخدام ، منصرف نماید.
۲) فهرستی از وظائف و شرح جزئیات بیشتری در مورد آن :
در حالیکه فهرست کردن آنچه افراد بایستی برای تصدی یک شغل به انجام برسانند، بایستی کاملا” مشخص و صریح باشد اما چشم پوشی از حساسیتهای حقوقی به نوبه خود می تواند به یک گزک قانونی تبدیل گردد.
۳) الزامات :
فهرستی در مورد تحصیلات، مدارک و گواهینامه ها، و تجارب لازم برای تصدی شغل.
۴) اطلاعات مهم :
شرح وظائف شغلی بایستی حاوی بخشی در مورد سمت، محل کار، ساعات کار، مسافرت های شغلی، گزارش دهی، و… باشد.
-
مزایای استفاده از شرح وظائف شغلی
یک شرح وظائف شغلی خوب، تامین کننده نقشه راه برای توفیق در کسب و کار می باشد و ابزار اصلی برای استخدام، اندازه گیری، و مدیریت عملکزد هر یک اژ کارکنان و نیز تیم شما در کل ، قلمداد می گردد. صرف وقت و ایجاد یک شرح وظیفه شعلی دقیق به شما در انجام صحیح کلیه نقش های مدیریتی که ایفا می نمائید، کمک خواهد کرد :
- استخدام : شرح وظیفه به عنوان زیر بنای جستجوی شما برای استخدام افراد جدید قلمداد می گردد و به شما کمک می نماید تا متقاضیان فاقد صلاحیت را به سرعت شناسائی کرده و یا در یافتن کارکنانی که دارای مهارتها و توانائی های لازم جهت توفیق در انجام کار می باشند، مقتدرانه و به دور از هر گونه تردیدی عمل نمائید.
- مصاحبه : شما می توانید در مصاحبه ها سئوالات خود در مورد الزامات واقعی شعل را بگنجانید.اما از یاد نیرید که طرح برخی نکات در مصاحبه می تواند به عنوان تهاجم به حریم خصوصی تلقی گردد در حالیکه بیان این الزامات در شرح وظیفه شعلی می تواند بدون ایجاد چنین تنشی به همان مقضصود نائل شوید.
- بهره وری : یک کارمند تازه ارتقاء پیدا کرده و یا یک متقاضی کار تازه استخدام شده می تواند با استفاده از شرح وظائف شغلی به سرعت به درک واضح و روشنی از توقعات سازمان رسیده و در اولین روز کار به دنبال مرتفع نمودن این توقعات باشد.
- مدیریت عملکرد : شرح وظیفه شغلی ، عوامل موفقیت و کارآمدی شغل را بیان می نماید. شما می توانید عملکرد کارکنان را در برابر توقعاتی که از آنان وجود دارد، اندازه گیری نمائید. این شرح وظائف همچنین به شما اطمینان خاطر می دهد که کارکنان شما دقیقا” از توقعات شرکت نسبت به خودشان اطلاع و آگاهی داشته و در صورتی که بخواهید کسی را تشویق، توبیخ، و یا حتی اخراج نمائید، دیگر نگران رفتار و عملکرد سلیقه ای خود نباشید بلکه بر اساس ملاکهائی مشخص و قابل اندازه گیری که هر عقل سلیمی بر صحت آن اذعان خواهد داشت به اقدام خود مبادرت ورزید.
- حقوق و دستمزد : یکی از موضوعات چالش آفرین در مشاغل کوچک تعیین حقوق و دستمزد برای کارکنان این قبیل بنگاههای اقتصادی می باشد.اصولا” در کارگاههای کوچک بین کارفرما و کارکنان بر سر این موضوع نوعی مصالحه وجود دارد و هر کدام به نحوی احساس می نماید که در حق دیگری لطف کرده و تخفیف قائل شده است .داشتن یک شرح وظیفه شغلی به شما (و یا واحد منابع انسانی شما) راه و روش مشخص و معینی را برای اندازه گیری ارزش یک شغل و پرداخت حقوق بابت آن، فراهم می آورد.
-
چگونه آغاز کینم
برای تدوین یک شرح وظیفه شغلی، اولین گام به تجزیه و تحلیل مشاغل موجود در بنگاه اقتصادی باز می گردد. به عبارت دیگر بایستی بنگاه اقتصادی را همانند یک سیستم فرض نمائیم که ورودی ها را پس از پردازش به خروجی هائی مبدل می نماید .
کنش و واکنش هائی که در درون سازمان برای تبدیل این ورودی ها به خروجی انجام می پذیرد، مبنای تعریف تعداد و انواع مشاغلی است که بایستی در سازمان طراحی گردد. بدین ترتیب هر شغل نیز مانند یک سیستم کوچک در سیستم بزرگتر که همان بنگاه اقتصادی می باشد، عمل می نماید.لذا ورودی ها ، پردازش و خروجی های هر شغل نیز تعریف می گردد و در نتیجه فعالیت ها و پردازش هائی که در هر سمت یا شغل سازمانی محقق می گردد را می توان زیر بنای فهرست و شرح وظائف شغلی به حساب آورد.
سئوالات زیر می تواند به صورت طوفان فکری، شما را به الزامات و وظائف یک شغل در کسب و کارتان رهنمون سازد :
- به عنوان مدیر چه توقعاتی از این پست سازمانی دارید؟
- دیگر بخش های سازمان چه توقعاتی از این پست سازمانی دارند؟
- چه عوامل محیطی نظیر روند اقتصادی، فعالیت رقبا، و طرحهای آتی شما برای شرکت، ممکن است بر انجام و تکمیل وظائف این پست سازمانی اثر گذار باشد؟