در فارسی کلمه تشریفات از معادل انگلیسی Protocol و معادل فرانسوی آن Protocole گرفته شده است و کلمه پروتکل از ریشه لاتین آن Protocollum مشتق شده و به معنای کتابی است که مدارک عمومی در آن ثبت می‌شود و در دیپلماسی به معنای ثبت پیش نویس کنفرانس‌ها نیز بکار برده شده است.

همچنین به مفهوم شیوه‌ها و روش هایی است که وزارت امور خارجه می‌بایست در مکاتبات رعایت نماید و به پیش نویس مدارک دیپلماتیک شامل موافقت نامه‌ها، قراردادها، مقاوله نامه‌ها و اعلامیه‌ها نیز اطلاق شده است.
در فرانسه، دفتر تشریفات اداره‌ای است که مسئولیت تهیه این اوراق و اجرای مراسم مربوطه را به عهده دارد. در انگلستان این لغت بین اداره تشریفات و اداره معاهدات و تابعیت تقسیم شده است.

 تعریف تشریفات :

پروتکل، اشکال، مراسم و آدابی است که وسیله دیپلمات ها و روسای کشورها باید رعایت شود، همچنین نسخه اول هر قرارداد قبل از تصویب و یا پیش نویس مقدماتی هر سندی پروتکل خوانده می‌شود.
Etiquette یا Manner عبارت است از طرز برخورد اشخاص با یکدیگر در زندگی روزمره، که در فارسی معادل ادب یا نزاکت تعبیر می‌شود، در حالیکه تشریفات Protocol و یا Ceremonial مقررات و رسومی است که در روابط رسمی بین افرادی خاص و روی سوابق و اصولی ایجاد شده است.
تعریف جامع تر از تشریفات: مجموعه آداب و رسوم، مقررات و قوانینی که در مراسم رسمی بین افراد و اعضای هیات‌های دیپلماتیک، وزارت امور خارجه، دولت ها و در کنفرانس‌ها و مجامع بین‌المللی معمول می‌باشد تشریفات یا Protocol گفته می‌شود.

 تعریف رفتار یا نزاکت :

نزاکت Manner یا ETIQUETTE عبارتست از طرز برخورد افراد با یکدیگر در زندگی روزمره. بعضی از رفتارها از حدود مرزها گذشته و به عنوان یک نزاکت بین‌المللی مورد قبول قرار گرفته است و تقریباً به صورت مشابهی در جامعه بین‌المللی رعایت می‌شود، مجموعه این رفتارها تحت عنوان کد رفتار بین‌المللی معرفی شده است.

تشریفات و روابط عمومی :

بایستی  به این مسئله اشاره کرد که بین تشریفات و خدمات در روابط عمومی تفاوت فاحش وجود دارد و نباید خدمات را به جای تشریفات گرفت زیرا تشریفات آن نوع از ارتباطات بصری مستقیمی است که به شدت تحت تاثیر ارتباطات غیرکلامی است و به همین دلیل تشریفات چیزی بیشتر از میهمانداری است هر چند عموما تشریفات در ارتباط تنگاتنگ با میهمانان خارجی و حتی در سطحی بالاتر از آن می باشد.

به این ترتیب از آنجایی که انجام وظایف تشریفاتی روابط عمومی چه در قبل از برگزاری مراسم رسمی و چه در حین برگزاری مراسم و حتی بعد از آن نیازمند پیش بینی و برنامه ریزی های قبلی است و مسئولیت کنترل و نظارت بر فرآیند ۵ مرحله ای تشریفات در روابط عمومی همواره بر دوش کارشناس تشریفات و مدیر روابط عمومی است لذا آگاهی این دو از آداب و معاشرت با میهمانان خارجی و حتی آموزش های قبلی دست اندرکاران امر تشریفات و استفاده از افراد با سلیقه ضروری بنظر می رسد و نباید آن را از نظر دور داشت زیرا علاوه بر آن لوازم و ابزارهای مورد نیاز برای انجام بی عیب و نقص تشریفات نظیر آب معدنی به جای پارچ آب و پرچم کشورهای مقابل و خودمان و مترجم و استفاده از میهمانداران مسلط به زبان خارجی و تهیه و تدارک غذای مناسب، امکانات ارتباطی و رعایت مسائل امنیتی و بهداشتی را نیز نباید فراموش کرد.

همچنین انجام وظایف قبل و بعد از مراسم به ویژه تهیه گزارش نهایی برای مدیر ارشد سازمان بصورت مکتوب از تمامی برنامه ها و تجربیات دست اندرکاران تشریفات و حفظ و ثبت آن را هرگز نباید از یاد برد و نکته پایانی که از همه مهمتر است آنکه کلیه امور روابط عمومی می تواند به نوعی مصداق بارز تشریفات و نمود عینی آن باشد و تشریفات خاص تنها به مذاکرات و همایش های بین المللی ختم نمی شود بلکه کلیه جلسات، همایش ها، مصاحبه ها، عزاها، جشن ها، نمایشگاهها، سمینارها و کنگره ها که زیر مجموعه واحد مراسم در چارت وظایف روابط عمومی قرار می گیرند، تشریفات مختص به خود را دارند که بمنظور افزایش اعتبار حیثیت سازمان و جذب بیشتر مشتریان و ارباب رجوع ها با صرف هزینه های فراوان در جهت اقناع افکار عمومی یا تبلیغات اجرا می شود.