سیستم مدیریت اطلاعات ، سیستمی منسجم برای تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه ریزی ، کنترل و عملکرد سازمان است که از طریق ارائه گزارش های خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش می دهد.سیستم های مدیریت اطلاعات در اواسط دهه ۶۱ میلادی متولد شدند به طوری که اولین سیستم های مدیریت اطلاعات کارت های پانچ بودند که با استفاده از آنها در ادارات مدیران مقدار ساعت کارکرد کارکنان را که اطلاعات کاری آنها بود مدیریت می کردند. بعد از استفاده نظامی آمریکایی ها وقتی که کامپیوترها وارد تجارت شدند اولین کاربرد آن ها مدیریت اطلاعات بود.

• چرا ما از این سیستم ها استفاده می کنیم ؟

بنا به دلایلی از جمله راحتی ، هزینه کمتر ، نیروی انسانی کمتر ، گستردگی ، جهان شمولی و بسیاری از دلایل دیگر ، ما به استفاده از این سیستم ها اجبار داشته و نمیتوانیم آن را نادیده بگیریم .

• طراحی یک سیستم مدیریت اطلاعات

برای اینکه یک سیستم و یا نظام اطلاعات مدیریت را در سازمان پیاده سازی نماییم لازم است تا مراحل و یا گامهایی را در این رابطه ترسیم نموده و بر اساس آن نسبت به پیاده سازی و اجرای سیستم اطلاعات مدیریت اقدام نماییم . در نمایه زیر گامهای طراحی یک سیستم مدیریت اطلاعات را ملاحظه می کنید . هرچند ممکن است این گامها از نطر برخی از محققان با کمی تفاوت روبرو باشد اما این مراحل مورد توافق اکثر اندیشمندان قرار گرفته است :

حال به توضیح و تشریح هر یک از مراحل و گام های طراحی سیستم اطلاعات مدیریت و مولفه های هر یک از آنان می پردازیم :

۱ -گام اول : شناخت

در این مرحله هدف ما نوشتن صورت مسئله است. منظور از صورت مسئله یعنی اینکه ، یک سیستم مدیریت اطلاعات طراحی تا مدیریت اطلاعات را برای سازمان ساده تر نماییم .

۲ -گام دوم : آنالیز سیستم

مهمترین قسمت طراحی تمام سیستم های اطلاعاتی همین مرحله است. این مرحله آنقدر مهم است که در صورت ضعیف بودن ، نباید انتظار داشت تا سیستم قوی ای داشته باشیم. در بسیاری از موارد بیشترین منابع مالی نیز برای طراحی یک سیستم اطلاعاتی به آنالیزور یا تحلیلگر یک سیستم پرداخت می گردد . آنالیز یک سیستم مدیرت اطلاعاتی دارای ۷ مرحله به شرح زیر می باشد  :

مرحله اول : توضیح و تبیین مسئله.

در این مرحله صورت مسئله را که در گام اول بدست آوردیم توضیح و تبیین می کنیم و آن را دقیق و صحیح می کنیم . منظور از تبیین این است که ممکن است مدیر سازمان خودش مسئله را به ما بگوید. حال تحلیلگر سیستم باید بررسی کند که آیا این مسئله صرفه اقتصادی دارد یا خیر ؟ یا هدف سازمان این مسئله را مقایسه می کنیم تا ببینیم این مسئله صرفه اقتصادی دارد یا خیر ؟

مرحله دوم : فرضیه سازی و ایجاد فرضیه هایی در مورد مسئله و علل آن می باشد که در این مرحله با توجه به صورت مسئله تحلیلگر شروع به فرضیه سازی می کند و علل ایجاد مشکل و ناکارآمد بودن سیستم قبلی را حدس می زند.

مرحله سوم : انتخاب اهم فرضیه .

در مرحله قبل فرضیه هایی برای نا کارآمدبودن سیستم قبلی ساختیم و در این مرحله اهم این فرضیه ها را انتخاب می کنیم . این دو مرحله را برای این انجام می دهیم تا سیستمی که می خواهیم بسازیم مشکلات قبلی را نداشته باشد.

مرحله چهارم : جمع آوری اطلاعات در مورد مسئله است که ۶ راه برای این کار توصیه می شود:

1. کتابخانه
2. اسناد و مدارک و بایگانی ها
3. جداول و نمودارهای سازمانی
4. مشاهده نظر
5. پرسشنامه
6. مصاحبه

مرحله پنجم : طبقه بندی اطلاعات.

در این مرحله با استفاده از جداول و نمودارها اطلاعات کسب شده در مراحل قبل را طبقه بندی می کنیم.

مرحله ششم : تجزیه و تحلیل اطلاعات .

این مرحله هم از مراحل بسیار مهم است . چرا که با استفاده از این مرحله ما به کامل بودن ، صحیح بودن و دقیق بودن اطلاعات موجود پی می بریم. در این مرحله تحلیلگر با استفاده از قوانین و سوالاتی که به آنها تسلط دارد اطلاعات  طبقه بندی شده را محک می زند و آنها را تکمیل می کند.

مرحله هفتم : تهیه و تنظیم گزارش.

پس از تکمیل اطلاعات  در مرحله قبل و به ایده آل رسیدن اطلاعات ، تحلیلگر ، اطلاعات را تنظیم کرده و گزارشی از آن تنظیم می کند.

۳ -گام سوم : اجرا

پس از اینکه اطلاعات به طور کامل تهیه و تنظیم شد تحت نظر تحلیلگر ، گزارشات به برنامه نویسان داده میشود تا به صورت برنامه های کامپیوتری مناسب در آمده و ساختار MIS با ساختار  زیر شکل می گیرد :

• حل کنندگان مشکل سازمانی : افرادی هستند که در حل مشکل سازمان دخیل هستند و این افراد شامل مدیران، تحلیلگرهای سیستم و حتی اپراتورهای کامپیوتر هستند.
• مدل های ریاضی : قوانینی که در مرحله چهارم گام دوم یعنی جمع آوری اطلاعات راجع به سیستم به صورت مدل های ریاضی قابل فهم برای کامپیوتر در آمده اند.
• نرم افزارهای گزارش نویس : نرم افزارهایی که در مرحله اجرا از اطلاعات مرحله آنالیز سیستم به وجود آمده اند و کار گزارش گیری و گزارش نویسی را بر عهده دارند.
• پایگاه داده : یک دیتا بیس از جداول که توسط مجریان طرح بر مبنای اطلاعات به دست آمده توسط تحلیلگر درست شده اند .

همانطور که توجه دارید اطلاعات و داده ها وارد پایگاه داده می شوند و داده ها توسط مدل های ریاضی پردازش شده و تحویل حل کنندگان مشکل سازمانی می شوند و داده ها و اطلاعات به برنامه های گزارش نویس تحویل داده می شوند تا به صورت گزارش های حرفه ای به حل کنندگان مشکل سازمانی تحویل داده شوند.

۴ .گام چهارم : آزمایش طرح جدید

پس از اینکه جلسات توجیهی برای کارکنان سازمان مبنی بر ناکارآمد بودن طرح قبلی و محاسن طرح جدید برگزار شد و طرح جدید توسط مجریان طرح اجرا گردید و برنامه ها تهیه شدند وقت آن است تا طرح جدید آزمایش شود تا در مرحله آزمایش مشخص نماییم که محدودیت های حین عمل چگونه در سیستم تاثیرگذار است و موانع این محدودیتها بر طرف شود.

۵ .گام پنجم : استقرار طرح جدید

بعد آزمایش طرح نوبت به استقرار طرح جدید است که برای این کار ۴ روش توصیه می شود:

۱ .روش موازی یا هم زمان

۲ .روش تدریجی یا مرحله ای

۳ .روش یکباره

۴ .روش آزمایشی