بر اساس توصیه شورای اروپایی توسعه در سازمان ملل متحد پنجره واحد (single window system) عبارتست از تسهیل فرآیند پشتیبانی و حمایت از کسب و کارها از نظر ارائه مستندات و اطلاعات جامع مورد نیاز واحدها در زمان راه اندازی، کسب مجوزها، دریافت آموزش¬های لازم، بازاریابی و توسعه بازار، آگاهی از قوانین و مقررات مرتبط و آخرین تغییرات آن و سایر امور بروکراتیک و اداری.
البته باید در نظر داشت که راه‌اندازی این سیستم به همکاری و مشارکت میان واحد‌های دولتی مرتبط نیاز دارد و بنابراین مستلزم تعهد و هدایت قوی سطوح بالای دولتی است.
در تعاریف جهانی، پنجره واحد تجاری از این جهت برای یک کشور و به ویژه «اقتصاد» آن کشور با اهمیت است که بهره‌وری را از طریق کاهش زمان و هزینه برای بازرگانان، افزایش می‌دهد. به این ترتیب معامله‌گران زمان کمتری را برای اخذ مجوزهای همچون مجوز ترخیص کالا صرف خواهند کرد. این مفهوم در سازمان‌ها و موسسات معتبر جهانی از جمله، کمیسیون اقتصادی اتحادیه اروپا، سازمان جهانی گمرک، مرکز تسهیل تجارت و کسب و کار سازمان ملل و چندین سازمان تجارت منطقه‌ای ترویج داده شده و اهمیت بالایی دارد.
در قوانین داخلی هم مطابق بند (ج) ماده – ۳۸ قانون رفع موانع تولید رقابت‌پذیر و ارتقای نظام مالی کشور مصوب ۱۳۹۴ مسئول ایجاد پنجره واحد تجاری موضوع ماده (۷) قانون بهبود مستمر محیط کسب‌وکار مصوب ۱۳۹۰/۱۱/۱۶ در امور گمرکی در امر تجارت خارجی، گمرک جمهوری اسلامی ایران بوده و دستگاه‌های صادرکننده مجوز در امر صادرات و واردات و عبور (ترانزیت)، موظفند نسبت به صدور مجوزهای مربوط به صورت الکترونیکی و تبادل آن از طریق پنجره واحد تجاری اقدام کنند.
همچنین در تبصره ۶ ماده ۵۷۷ همین قانون به صراحت آمده است: در مورد آن دسته از فعالیت‌های اقتصادی که نیازمند اخذ مجوز از دستگاه‌های متعدد هستند دستگاه اصلی موضوع فعالیت، وظیفه مدیریت یکپارچه، هماهنگی و اداره امور اخذ و تکمیل و صدور مجوز را به‌عهده خواهد داشت و از طریق پنجره واحد حقیقی و یا در فضای مجازی با مشارکت سایر دستگاه‌های مرتبط به گونه‌ای اقدام می‌کنند که ضمن رعایت هم‌زمانی صدور مجوزها، سقف زمانی مورد نظر برای صدور مجوز از زمان پیش‌بینی‌شده تجاوز نکند و در ایجاد پنجره واحد دستگاه‌های فرعی صدور مجوز موظفند نسبت به ارائه خدمات از طریق استقرار نماینده تام‌الاختیار در محل پنجره واحد و یا در فضای مجازی اقدام و همکاری لازم را به عمل آورند که در این جهت پنجره واحد مذکور توسط گمرک جمهوری اسلامی ایران به‌طور کامل اجرائی شده و کلیه داده‌ها و اطلاعات مربوط به مجوزهای سازمان‌های هم‌جوار از طریق این درگاه و بستر تبادل الکترونیک اطلاعات اقتصادی کشور وزارت امور اقتصادی و دارایی به اشتراک گذاشته شده و در گمرکات کشور به صورت سیستمی کنترل می‌شود و درحال‌حاضر تمامی مجوزهای مربوط به‌صورت الکترونیکی اخذ می‌شود که در زمان و هزینه انجام تشریفات گمرکی نقش بسزایی داشته است.
از سوی دیگر از آنجایی که ایران سال‌های سال سودای افزایش صادرات غیر نفتی را در سر داشته است، راه‌اندازی پنجره واحد تجاری ، امری بنیادین و زیرساختی برای پیشبرد اهداف در این حوزه به شمار می‌آمد و نبود آن تاکنون سبب از دست رفتن فرصت‌های زیادی شده بود.
طرح ” پنجره واحد تجاری ” در دو مرحله فیزیکی و مجازی اجرا می‌شود :
- در مرحله فیزیکی، تمام سازمان‌ها و نهاد‌های متولی تجارت که واجد صدور مجوزهای قانونی هستند از جمله گمرک، بنادر و دریانوردی، بیمه، راه و ترابری، توسعه تجارت، استاندارد و تحقیقات صنعتی و … در یک مکان جمع می‌شوند و مجوزهای مربوط به صادرات، واردات و ترانزیت کالا را صادر می‌کنند. کاهش هزینه و زمان تشریفات گمرکی و تسهیل در تجارت کالا از مزایای مرحله فیزیکی این طرح است.
- در مرحله مجازی پنجره واحد تجاری نیز اطلاعات و داده‌ها و اسناد مربوط به کالا و …. صاحب آن به وسیله امکانات سخت افزاری در یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز و ذخیره می‌شود. تمرکز اطلاعات و داده‌های مربوط به کالا در این پایگاه باعث می‌شود برنامه‌های نظارتی دولت و دستگاه‌های نظارتی در این زمینه بهتر اجرا شود.
مزایای پنجره واحد تجاری:
- کاهش هزینه‌ها از طریق کاهش تاخیر‌ها
- تسریع در امور اظهار و ترخیص کالا
- فراهم آوردن امکان توضیح قوانین به علت قابل پیش‌بینی شدن تقاضا برای واردات و صادرات
- تخصیص موثر و کاراتر منابع
- افزایش شفافیت درآمدی