بسیاری از افراد در فرآیند شغلی خود با بازخوردهای منفی و شکایات بسیار روبه رو می‌شوند. معمولا آدم‌ها در برابر شکایات و انتقادها ناراحت می‌شوند و دوست ندارند در مورد کارشان بازخوردهای منفی دریافت کنند. در صورتی که باید توجه داشته باشید این مسائل شما را در معرض آموزش بیشتر و پیشرفت و ارتقای شغلی قرار می‌دهند.
- مزایای مدیریت بازخوردهای منفی
🔅 توجه به بازخوردهای دریافتی و تلاش برای رسیدگی به آنها، باعث ایجاد رابطه قوی بین سازمان، کارمند و مشتریان می‌شود.
🔅 انتقاد مفید باعث بهبود و پیشرفت در کار می‌شود. کار گروهی، کیفیت محصول و شهرت در سازمان ممکن است در نتیجه‌ی چنین فرایندی بهبود یابد.
🔅 دریافت بازخورد در صورتی نتیجه‌ی مفید دارد که به صورت پایدار و مداوم باشد و اگر تا مدت‌ها بازخوردی دریافت نکنید نمی‌توانید عملکرد خود را بسنجید. عدم دریافت بازخوردهای مثبت و منفی می‌‌تواند نشانه‌ای از رکود و یا بی‌توجهی به شغل شما باشد.
🔅بازخورد باعث ایجاد انگیزه می‌شود و ابزاری برای یادگیری بیشتر است. همچنین باعث رضایت شغلی بیشتر در افراد می‌شود.
- فرایند بازخورد حلقه بسته
اغلب سازمان‌ها زمانی را صرف جمع آوری بازخوردها می‌کنند و حتی صندوق یا افرادی را برای این کار اختصاص می‌دهند. اما براساس بازخوردها عمل نمی‌کنند و یا رضایت افراد را در بازخوردی که داده‌اند جویا نمی‌شوند که اصطلاحا به آن فرایند «بازخورد حلقه باز» می‌گویند. این فرآیند نتیجه‌ای جز شکست ندارد.
🔷در ادامه مطلب مراحل فرایند «بازخورد حلقه بسته» آورده شده است، که موجب کارایی بهتر می‌شود.
۱⃣ جمع آوری بازخوردها
در ابتدا باید به چگونگی جمع آوری بازخوردها توجه کنید. برای مثال یک نفر مسئول جمع آوری بازخوردها باشد، یا صندوقی برای جمع آوری آنها در نظر گرفته شود. همچنین می‌توان از طریق پرسشنامه بازخوردهای کافی را دریافت کرد؛ توجه کنید که باید سوالاتی مشخص و واضح در پرسشنامه مطرح کنید تا بازخوردهای دریافتی نتیجه‌ی بهتری بدهد.
۲⃣بررسی و برنامه‌ریزی
هنگامی که داده‌ها را بدست آوردید، آنها را بررسی کنید. این مرحله در بیشتر اوقات فراموش می‌شود و اجرا نمی‌شود در صورتی که پس از جمع آوری داده‌ها اقدامی صورت نگیرد و بررسی نشود ارزش و فایده ای ندارد. تمامی شکایات و بازخوردها را به طور جداگانه مورد توجه قرار دهید و برای اصلاح برنامه‌ریزی کنید.
۳⃣ انتقال بازخورد
بازخوردهایی که دریافت کرده‌اید را با دیگران به اشتراک بگذارید، زیرا آنها متوجه می‌شوند که بازخوردهایی که داده‌اند بررسی شده است و برای آنها ارزش قائل بوده اید. سعی می‌کنند بازخوردهای بیشتری در آینده بدهند.
۴⃣ اجرای بازخورد
اجرای بازخورد و تغییر اصلاحات فرایند حلقه بسته را تکمیل می‌کند. در این بخش از بازخوردها برای اصلاح و تغییر آنچه که انجام می‌دهید استفاده کنید. ایده‌های جدید و خلاقیت را در خود پرورش دهید تا کارتان بهبود یابد.
-
توصیه‌هایی برای مدیریت بازخورد
✔️در موقعیت‌های دشوار مثلا هنگامی که فرد با عصبانیت از کاری که به شما مربوط است شکایت می‌کند خود را کنترل کنید و با آرامش با او صحبت کنید و از عصبانی شدن دوری کنید.
✔️سعی کنید با او همدلی کنید و از عباراتی مثل (می‌فهمم که عصبانی هستی. اگر من هم جای شما بودم عصبانی می‌شدم) استفاده کنید، و سعی کنید خود را جای او بگذارید و از دید او به موقعیت نگاه کنید.
✔️زمانی که با فردی حرف می‌زنید مراقب طرز بیان خود باشید و از عبارات مشخصی که باعث احساس همدلی می‌شود استفاده کنید. و در نهایت سعی کنید موقعیت دشوار را کمی آرام کنید.
✔️افرادی که بازخورد می‌دهند را تشویق کنید و از آنها تشکر کنید.
✔️اختیاراتی به بعضی از افراد بدهید تا بتوانند مشکلی را حل کنند.