تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی است که از طریق آن، شغل مورد نظر به تفصیل و با توجه به جزئیات بررسی و مطالعه شده و وظایف و الزامات، انتظارات و مسئولیت‌ها، و همچنین ویژگی‌های مورد انتظار از شاغل آن کشف می‌شود.
شرح شغل نیز پایه و هسته مرکزی فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است و به همین دلیل تهیه شرح شغل‌ها و شرایط احراز به عنوان یکی از مهمترین وظایف و نقش‌های مدیریت منابع انسانی از قبیل جذب و استخدام، جبران خدمت و مزایا، آموزش و مدیریت عملکرد و… می‌باشد.
در این میان اصلی‌ترین منابع برای تحلیل شغل، متصدی فعلی شغل و همچنین سرپرستان منبع هستند که اهمیت شغل را با صحت بیشتری تشریح می‌کنند اما یکی دیگر از منابع اطلاعاتی ، مطالبی هستند که دولت‌ها منتشر می‌کنند.
به بیان دیگر ، برای نیل به عملکرد بالا، سازمان باید تناسب بین نیازمندی‌های شغل و ویژگی‌های شاغل برقرار کند و برای برقراری این تناسب باید تحلیل شغل صورت گیرد و اطلاعات تفصیلی درباره شغل ارائه شود و بدین‌ترتیب، این اطلاعات ضروری و اساسی درباره شغل، زمینه را برای استخدام، انتخاب، آموزش، ارزیابی عملکرد و بقیه اقدامات منابع انسانی هموار می‌سازد و این اطلاعات اساسی و ضروری در شرح شغل قابل مشاهده می شود .
به عنوان مثال فرض کنید که می‌خواهیم یک کارشناس منابع انسانی جذب کنیم:
برای این کار باید بدانیم این شغل چه وظایفی را بر عهده دارد و همچنین برای عملکرد مطلوب در شغل مورد نظر فرد متقاضی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد، بر اساس این مبنا آگهی استخدام را به گونه‌ای تنظیم می‌کنیم که ویژگی‌های شاغل مورد نظر را تعریف نماید و کانال‌های کارمندیابی مناسبی انتخاب نماییم و پس از ورود فرد به سازمان هم تجزیه و تحلیل شغل چراغ راه ما در تعیین دوره‌های آموزشی، تعیین سطح پرداخت و پاداش و همچنین شاخص‌های ارزیابی عملکرد خواهد بود .
-
تدوین شرح شغل :
یکی از اصلی ترین اجزای تحلیل شغل، شرح شغل است. شرح شغل شامل فهرستی از وظایف، فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها برای یک عنوان شغلی است. وجود این فهرست از وظایف، فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها، امکان ارزیابی عملکرد فرد در شغل را فراهم می‌کند.
شرح شغل شامل عنوان شغل، شرح مختصری از وظایف، فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها و شرایط احراز شغل می‌باشد. در شرح شغل، وظایف، مسئولیت‌ها و شرایط کلی کار به طور خلاصه درج و توضیح داده می‌شود که متصدی شغل چه وظایفی را چگونه و در چه شرایطی انجام دهد . البته بهتر است که فرمت کلی شرح شغل در سازمان یکسان باشد و زمینه را برای تصمیم‌گیری عادلانه‌تر فراهم کند.
وقتی فرد در سازمان استخدام می‌شود باید نسخه‌ای از شرح شغل را در اختیار داشته باشد تا از انتظارات سازمان آگاهی پیدا کند . یکی از معایب شرح شغل این است که ممکن است فرد تلاش‌های خود را در اندازه شرح شغل کاهش دهد.
شرح شغل دارای مؤلفه‌هایی به شرح زیر است :
۱) شناسنامه شغل : برخی از اطلاعاتی که در این قسمت درج می‌شود عبارتند از:
- عنوان شغل : برای هر پست سازمانی، عنوانی انتخاب می‌شود که معرف آن شغل است برای مثال معاون منابع انسانی، مدیر مالی.
- شماره پست سازمانی : هر شغلی به وسیله کد خاصی که به آن اختصاص داده می‌شود، از سایر مشاغل متمایز می‌گردد.
- تاریخ : روزی که شرح شغل تدوین و نگارش شده است.
- تصویب کننده : کسی که با امضاء آن ، به شرح شغل تهیه شده رسمیت می‌‌دهد .
- جایگاه شغل در ساختار سازمانی (واحد مربوط).
- رتبه شغل.
۲) خلاصه شغل : در این قسمت از فرم، وظایف اصلی شغل به صورت کلی بیان شده و نوع ارتباط اداری متصدی شغل با دیگران در داخل و خارج سازمان بیان می‌گردد.
۳) شرح وظایف، اختیارات و مسئولیت‌ها : این بخش از فرم به شرح جزئیات وظایف و مسئولیت‌های شغل اختصاص دارد. هر یک از وظایف اصلی شغل فهرست شده و توضیحات مختصری درباره هر یک داده می‌شود . حدود اختیارات شاغل، محدوده تصمیم‌گیری، تعداد افرادی که از او به طور مستقیم یا غیرمستقیم دستور می‌گیرند و سقف بودجه‌ای که در اختیار وی قرار داده می‌شود، مشخص می‌گردد.
۴) معیار سنجش عملکرد : در برخی موارد، فرم شرح شغل شامل معیارهای عملکرد نیز می‌باشد و فهرستی از معیارها و استانداردهایی که بتوان عملکرد واقعی متصدی شغل در انجام وظایف و مسئولیت‌های خود را آن به نحوی که در شرح شغل آمده است ارزیابی کرد . باید به یاد داشته باشیم که معیار عملکرد باید انتظارات مسئولان از کارکنان را به طور صریح و دقیق بیان کند.
۵) شایستگی‌ها : در برخی از مواقع، شایستگی‌های عمومی نیز در شرح شغل گنجانده می‌شود تا در انتخاب کارکنان مناسب، به مدیران کمک کند.
۶) شخصیت : در برخی از سازمان‌ها ویژگی‌های شخصیتی نیز در شرح شغل آورده می‌شود تا تناسب بین شغل – شاغل و شاغل – سازمان بهتر صورت پذیرد.
۷) مهارتها و توانایی‌ها : در الگوهای شاغل محور ضرورت دارد که مهارتها و توانایی‌های لازم برای انجام شغل، در شرح شغل آورده شود. .
۸) مسئولیت‌ها و اقدامات : به منظور سهولت در ارزشیابی مشاغل بهتر است مسئولیت‌ها و اقدامات به طور مشخص در شرح شغل آورده شود.
۹) شرایط کار : آلودگی صوتی و سروصدا، آلودگی هوا، شلوغی، اشعه، گرما یا سرمای شدید، خطرات شغلی و….
-
تدوین شرایط احراز شغل :
بعد از تشریح ماهیت و ویژگی‌های شغل، قدم بعدی تعیین خصوصیات، قابلیت‌ها، تجربیات و مهارت‌هایی است که متصدی شغل باید داشته باشد. شرایط احراز به نیازمندی‌ها و الزامات لازم برای انجام یک شغل اشاره دارد و شامل دانش، مهارتها، توانایی‌ها، قابلیت‌ها، ویژگی‌ها و تجربیات لازم می‌شود. بنابراین، به منظور تنظیم فرم شرایط احراز شغل، لازم است که شرح شغل به دقت مطالعه شود.
فرم شرایط احراز شغل، راهنمای خوبی برای کارمندیابی است و مشخص می‌کند چه افرادی با چه خصوصیاتی جستجو شود و چه آزمون‌هایی برای انتخاب افراد طراحی شود.
در شرایط احراز باید به همه مؤلفه‌های دانش، مهارتها، توانایی‌ها، ویژگی‌ها و تجربیات توجه شود . اطلاعات لازم در زمینه شرایط احراز از انجام دهنده شغل، سرپرستان و طراحان حرفه‌ای شغل به دست می‌آید. معمولا شرایط احراز شغل را در قسمتی از فرم شرح شغل لحاظ می‌کنند.
حال این سؤال مطرح می‌شود که این صفات و خصوصیات را چگونه و از چه راهی می‌توان شناسایی کرد؟
رایج‌ترین روش، استفاده از نظر کارشناسان، سرپرستان و مدیرانی است که با شغل آشنایی دارند . بدین ترتیب از آنان خواسته می‌شود تعیین کنند که چه کسی برای شغل مورد نظر مناسب است و باید دارای چه تحصیلات، تخصص و مهارت‌هایی باشد، چه دوره‌هایی را گذرانده باشد و توانایی‌های جسمی، فکری و احساسی وی در چه حدی باشد تا بتواند با شایستگی کامل شغل را انجام دهد.
در برخی مواقع هم از روش آماری استفاده می‌شود به طوری که در این روش تعیین خواهد شد که چه رابطه‌ای میان متغیرهایی از قبیل قد، قوه بینایی، قدرت جسمی، زبردستی، هوش، ویژگی‌های شخصیتی (برون‌گرایی، وظیفه شناسی و موفقیت فرد) در انجام وظایف وی وجود دارد؟
مزیت تعیین صفات و مشخصات متصدی شغل به وسیله روش‌های آماری این است که می‌توان رابطه میان خصوصیات فرد و کارآیی را از طریق علمی اثبات کرد . در واقع امروزه دیگر نمی‌توان شرایط احراز شغل را به طور دلخواه تعیین کرد؛ چرا که وقتی شرایط احراز شغل بی ارتباط با شغل باشد، کارفرما باید در مقابل قانون کار پاسخگو باشد.