برنامه‌ریزی راهبردی که از آن به عنوان برنامه ریزی استراتژیک نیز یاد می کنند ، تنها یک فعالیت کارکردی نیست، بلکه تفاوت میان یک سازمان غیرانتفاعی در حال فعالیت و یک سازمان مبتکر، هدف‌مند و تاثیرگذار در سطح جهانی را تعیین می‌کند.
بعبارتی دیگر برای آنکه سازمان بداند به کجا خواهد رفت باید بداند اکنون دقیقاً کجا قرار گرفته است بنابراین باید آنچه می‌خواهد باشد را به درستی تعریف کرده و چگونگی رسیدن به آن جایگاه را مشخص کند . مستندات حاصل از این فرایند را برنامهٔ راهبردی سازمان می‌نامند.
بنابراین اینگونه می توان نتیجه گرفت که برنامه‌ریزی راهبردی فرایندی است سازمانی برای تعریف راهبرد سازمان و تصمیم‌گیری برای چگونگی یافتن منابع مورد نیاز برای رسیدن به مقصود استراتژی، صورت می‌گیرد. این فرایند افراد و منابع را نیز شامل می‌شود. البته لارم است این نکته را بپذیریم که برنامه‌ریزی راهبردی برای برنامه‌ریزی مؤثر به منظور تصویر کردن طرح و برنامه یک سازمان بکار می‌رود، اما هرگز نمی‌تواند مشخصا پیش بینی کند بازار در آینده دقیقاً چگونه خواهد بود و در آیندهٔ نزدیک چه اتفاقاتی رخ خواهد داد.
در واقع برنامه‌ریزی راهبردی نوعی تصویر رسمی آیندهٔ سازمان را ترسیم می کند و در این میان هر برنامه راهبردی نیز می بایست دست کم به یکی از پرسش‌های زیر پاسخ دهد :
- ما دقیقاً چه کار می‌کنیم؟
- برای چه کسی کار می‌کنیم؟
- چگونه کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهیم؟
در این میان ایجاد فرهنگی که به برنامه‌ریزی باور داشته باشد، برای بقای یک پروژه نه تنها ضروری است، که باعث خواهد شد سازمان پس از اتمام پروژه به رشد طولانی مدت خود ادامه دهد . با این کار در آینده هم، برنامه‌ریزی راهبردی، ایده‌‌ها، انگیزه‌ها و کار سخت‌کوشانه را در راه ایجاد تحولات به‌کار می‌گیرد.
در بسیاری از سازمانها ، برنامه راهبردی دربارهٔ این موضوع تاکید می کند که سال آینده سازمان به کجا خواهد رسید؟ که به طور معمول تر در خصوص سه تا پنج سال آینده (دراز مدت) نیز صادق است، اگرچه بعضی از سازمانها چشم‌انداز خود را تا ۲۰ سال آینده گسترش داده‌اند.
فرایند برنامه‌ریزی راهبردی بر اساس مدل برایسون در کتاب برنامه‌ریزی استراتژیک در سازمان‌های دولتی، عمومی و غیرانتفاعی (ترجمه دکتر مهدی خادمی گراشی) به شرح زیر است :
- توافق اولیه : در این مرحله ضرورت برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان مورد برنامه‌ریزی بررسی شده و آشنایی با این نوع برنامه‌ریزی حاصل می‌شود .
سازمانها، واحدها، گروه‌ها یا افرادی که باید در برنامه‌ریزی درگیر شوند مشخص گردیده و توجیه می‌شوند و مراحلی که در برنامه‌ریزی باید انجام گردد شرح داده می‌شوند . روش انجام برنامه‌ریزی، زمانبندی انجام، آیین‌نامه‌های مورد نیاز برای جلسات و نحوه گزارش‌دهی مشخص و منابع و امکانات لازم تعیین می‌گردند.
- تعیین وظایف : وظایف رسمی و غیررسمی سازمان «بایدهایی» است که سازمان با آنها روبرو است. در این مرحله هدف این است که سازمان و افراد آن وظایفی را که از طرف مراجع ذیصلاح (دولت، مجلس و…) به آنها محول شده‌است شناسایی نمایند.
شاید این هدف به ظاهر خیلی روشن باشد ولی این واقعیت در بیشتر سازمانها وجود دارد که بیشتر افراد اختیارات و وظایف سازمانی را که در آن مشغول بکارند نمی‌دانند و اساسنامه آن را حتی برای یکبار مطالعه نکرده‌اند. از طرف دیگر وظایف محول شده به سازمان عموماً کلی بوده و تمام فضایی را که سازمان می‌تواند در آن فعالیت کند تعریف نمی‌کند.
بنابراین ضروری است که با مطالعه وظایف مکتوب و مصوب سازمان اولاً با آن وظایف آشنا شد (که از این طریق بعضی از اختیارات و ذینفعان سازمان نیز شناسایی می‌گردند)، ثانیاً می توان مواردی را که در حیطه اختیارات سازمان قرار می‌گیرند اما تا بحال کشف نشده‌اند را شناخت.
- تحلیل ذینفعان : ذینفع فرد ، گروه یا سازمانی است که می‌تواند بر نگرش، منابع یا خروجی‌های سازمان تأثیر گذارد یا از خروجی‌های سازمان تأثیر پذیرد. تحلیل ذینفعان پیش‌درآمد ارزشمندی برای تنظیم بیانیه مأموریت سازمان است .
تحلیل ذینفعان بسیار ضروری است، چرا که رمز موفقیت در بخش دولتی و غیرانتفاعی ارضای ذینفعان کلیدی سازمان است . اگر سازمان نداند که ذینفعانش چه کسانی هستند، چه معیارهایی برای قضاوت دربارهٔ سازمان به کار می‌برند، و وضعیت عملکردی سازمان در قبال این معیارها چیست، به احتمال زیاد نخواهد توانست فعالیت‌هایی را که باید برای ارضای ذینفعان کلیدی خود انجام دهد، شناسایی کند.
- تنظیم بیانیه مأموریت سازمان : مأموریت سازمان جملات و عباراتی است که اهداف نهایی سازمان، فلسفه وجودی، ارزش های حاکم بر سازمان و نحوه پاسخگویی به نیاز ذینفعان را مشخص می‌کند .
علاوه بر این موارد، اختلافات درون سازمانی را مرتفع ساخته و بستر بحث‌ها و فعالیتهای سازنده و مؤثر را هموار می‌کند. توافق بر مأموریت سازمان، تمام فعالیت های آن را همسو می‌سازد و انگیزش و توجه ذینفعان سازمان خصوصاً کارکنان آن را افزایش می‌دهد.
- شناخت محیط سازمان : اساس استراتژیک عمل کردن شناخت شرایط است . یک بازیکن موفق فوتبال علاوه بر اینکه از توانایی‌ها و وظایف هر یک از اعضای تیم خود آگاهی دارد، سعی می‌کند شرایط تیم مقابل و نقاط قوت و ضعف هر یک از افراد آن را دریابد و با داشتن این مأموریت در ذهن یعنی پیروز شدن در بازی ، در هر لحظه بهترین حرکت را انجام دهد.
برای اینکه یک سازمان نیز در رسیدن به مأموریت خود موفق گردد باید شرایط حاکم بر خود را به خوبی شناسایی نماید. در این مرحله، محیط خارجی سازمان در قالب شرایط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و تکنولوژیکی مورد بررسی قرار گرفته و نقاط قوت و ضعف آنها برای سازمان تعیین می‌گردند. در راستای شناخت محیط سازمان، در این مرحله محیط داخلی نیز در قالب ورودی‌ها، خروجی‌ها، فرایند و عملکرد سازمان مورد مطالعه قرار می‌گیرند.
- تعیین موضوعات استراتژیک پیش روی سازمان : این مرحله قلب فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک است. موضوعات استراتژیک تصمیمات سیاسی و اساسی هستند که بر اختیارات، مأموریت، ارزشها، محصول یا خدمات ارائه شده، مراجعان یا استفاده‌کنندگان، هزینه‌ها، تأمین منابع مالی، سازمان یا مدیریت تأثیر می‌گذارد. هدف این مرحله تعیین انتخاب‌هایی است که سازمان با آنها مواجه است.
- تعیین استراتژیها : به منظور پرداختن به هر یک از موضوعات استراتژیک پیش روی سازمان باید اقداماتی صورت گیرد که در قالب برنامه‌ها، اهداف، طرحها و . . . بیان می‌شوند. این اقدامات استراتژی نامیده می‌شوند. در واقع استراتژی عبارتست از قالبی از اهداف، سیاستها، برنامه‌ها، فعالیتها، تصمیمات یا تخصیص‌های منابع که مشخص می‌کنند سازمان چیست، چه کاری انجام می‌دهد و چرا آن را انجام می‌دهد. استراتژیها می‌توانند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدوده زمانی متفاوتی تعریف شوند.
- شرح طرحها و اقدامات : این مرحله می‌تواند در قالب مرحله قبل، مرحله تعیین استراتژیها، انجام شود اما از آنجایی که کار برنامه‌ریزی استراتژیک با تعیین استراتژیها به پایان می‌رسد و اجرای آن در قالب تعریف طرحها و اقدامات و مدیریت استراتژیک برنامه تهیه شده انجام می‌شود این تفکیک صورت گرفته‌است. به عبارت دیگر از این مرحله به بعد از مدل برایسون مربوط به اجرای برنامه و مدیریت استراتژیک می‌گردد. در این مرحله به منظور اجرای هر یک از استراتژیهای انتخاب شده تعدادی طرح و اقدام تعریف می‌گردد.
- تنظیم دورنمای سازمانی برای آینده : در این مرحله، توصیفی از شرایط آینده سازمان در صورت بکارگیری استراتژیهای تدوین شده و استفاده از تمام نیرو و منابع سازمان، ارائه می‌شود. این توصیف دورنمای موفقیت سازمان نامیده می‌شود که در آن شرحی از مأموریت، استراتژیهای اساسی، معیارهای عملکرد، بعضی از قواعد تصمیم‌گیری مهم و استانداردهای اخلاقی مد نظر همه کارمندان ارائه می‌شود.
در صورت تنظیم چنین دورنمایی، افراد سازمان خواهند دانست که چه انتظاری از آنها می‌رود، پویایی و همسویی انگیزه و نیروی افراد در رسیدن به اهداف سازمان به وجود آمده و نیاز به نظارت مستقیم کاهش می‌یابد.
- برنامه عملیاتی یکساله : در این مرحله با استفاده از اطلاعات تدوین شده در مرحله هشتم و بر اساس اولویت‌های تعیین شده توسط تصمیم‌گیران، یک برنامه عملیاتی تهیه شده و بر اساس آن مدیریت و کنترل طرحها و اقدامات انجام می‌شود.
به طور کلی، «سه گام اساسی» که در طراحی برنامه‌ریزی راهبردی باید به آنها توجه داشت عبارتست از:
- جایگاه خود را به عنوان یک سازمان مشخص کنیم (کجا هستیم؟)
- برنامه ما برای آینده سازمان چیست (به کجا می‌رویم؟)
- برای رسیدن به هدف، یک رویکرد بنا کنیم و آن را به مرحله اجرا درآوریم (چگونه می‌خواهیم به آنجا برسیم؟)
بررسی متون مختلف در حوزه برنامه‌ریزی راهبردی بیانگر آن است که اساساً فرایند مدیریت استراتژیک (راهبردی ) را می‌توان شامل «سه مرحله» ذیل دانست:
- تدوین استراتژیها : تعیین مأموریت سازمان، شناسایی فرصت‌ها و تهدیدهای محیط خارجی، شناسایی نقاط قوت و ضعف داخلی سازمان، تعیین هدف‌های بلندمدت، در نظر گرفتن استراتژیهای گوناگون و انتخاب استراتژیهای خاص جهت ادامه فعالیت؛
- اجرای استراتژیها: تعیین هدف‌های سالانه در سازمان، تعیین سیاستها، ایجاد انگیزه در کارکنان و تخصیص منابع برای اجرای استراتژیهای تدوین شده .
- ارزیابی استراتژیها : منظور اینکه تا چه حد اجرای استراتزی ها با تدوین برنامه های انجام شده همخوانی دارند .
همچنین، راهبردها و استراتژیهای سازمان باید بر مبنای «شناخت کافی» از موارد ذیل تدوین و اجرا شوند:
- رسالت و مقصود سازمان
- هدف‌های خرد و کلان سازمان
- ارزش‌های محوری و فرهنگ سازمان
- نقاط قوت و ضعف داخلی سازمان
- فرصت‌ها و تهدیدهای محیطی سازمان
پنج اصل ضروری برنامه‌ریزی راهبردی که سازمان‌های غیرانتفاعی چه کوچک و چه بزرگ می‌توانند برای متحول کردن خود از آن بهره بگیرند عبارتند از :
- از بالا شروع کنید
اگر مدیران، مسئولیت برنامه‌ریزی راهبردی را به دیگران بسپارند، چنین برنامه‌ای هرگز محقق نخواهد شد. پس فرایند برنامه‌ریزی همواره از بالاترین رده آغاز می‌شود.
- همه سطوح سازمان خود را شرکت داده و به‌کار بگیرید
نظر همه افراد اهمیت دارد و باید ایده‌های خوب را از همه سطوح مدیریت، کارکنان و داوطلبان جمع آوری کنیم و بینشی ارزشمند در کل مراحل برنامه‌ریزی کسب کنیم؛ ضمن این که دانشی کاربردی از محقق ساختن برنامه به‌دست آوریم.با این شیوه می‌توان اطمینان حاصل کرد که جامعه درونی ما اشتیاق عمیقی برای محل کار و افراد مجری آن دارد .
شریک کردن افراد در تمام سطوح به ما کمک کرد تا همه افراد را بسیج کنیم و باعث شد آنها نه تنها به صورت حسی، که در عمل هم خود را در آینده سازمان سهیم ببینند.
- سراغ خوش‌فکرها و کاربلدها بروید
یادتان باشد درک کامل تخصص‌های مورد نیاز برای به انجام رساندن اهداف، اهمیتی اساسی دارد. بدون چنین درکی شما نخواهید توانست پرسش‌های درست را مطرح کنید یا به پاسخ‌های صحیح دست یابید. خود را در محاصره استعدادها و مهارت‌های مختلف از صنعتگران تا متخصصان استراتژی، از برنامه‌ریزان تا طراحان، و کسانی که ریسک و تحلیل را درک می کنند قرار دهید.
چرا که چنین افرادی استعداد این را دارند که رویاهای بزرگ در سر بپرورانند و کارشان را به جهانیان نشان دهند.
- برای تمام تصمیمات ریز و درشت خود، یک کتاب راهنما بسازید
برنامه راهبردی‌تان را کتاب راهنمای همه تصمیم‌گیری‌های سازمان‌تان درنظر بگیرید. این برنامه باید مهم‌ترین ابزار شما در جعبه ابزار مدیریت‌تان باشد. آیا فرصت‌های مورد نظر شما با ارزش‌هایتان همخوانی دارند؟
آیا تصمیم مورد بررسی به تحقق چشم‌انداز سازمان شما کمک خواهد کرد؟ رسالت، ارزشها و چشم‌انداز شما باید در همه فعالیت‌هایتان اولویت و مرکزیت داشته باشد.
باید برنامه راهبردی‌مان را در کانون توجه قرار داده و هر روز به آن رجوع کنید. همچنین این برنامه را دوبار در سال بازبینی کنید تا خطوط زمانی و بودجه‌ها را برای دومین و چندمین بار پیش‌بینی کرده و برنامه‌ریزی کنیم.
- یادتان نرود که انعطاف پذیری برای شما حیاتی است
همه چیز و هر وضعیتی به طور روزانه دستخوش تغییر است. درست است که آن برنامه راهبردی که در همین نکته چهارم به آن اشاره کردیم، کتاب راهنمای شماست اما در همین حال سندی در جریان و همواره در حال توسعه است.بسیاری از چندصد فعالیت برنامه‌ریزی شده ما در طول دوره پنج ساله، دستخوش تغییر و توسعه شدند. شرایط نیز به واسطه جریانات اقتصادی و جابجایی اولویت‌ها تغییر کردند.
ولی ما همواره با درنظر گرفتن برنامه و آینده‌نگری، به موقعیت کنونی و خط سیر خود توجه کردیم.
خلاصه اینکه برنامه‌ریزی راهبردی در صورت تدوین صحیح، می‌تواند با در نظر داشتن گذشته و توجه به آینده، فرهنگی منحصر به فرد و فراگیر بیافریند و کلید تاثیرات اجتماعی قابل توجهی باشد .