مجالس رسمی و دیپلماتیک مراحلی دارد که باید بر طبق آن مراحل عمل شود و تشریفات لازم هر مرحله به خوبی به مرحله اجرا درآید به عبارتی دیگر از استقبال گرفته تا بدرقه مهمانان آداب تشریفات خاص خود را دارد که رعایت هریک از آنها و پیش بینی های لازم در جهت هر چه بهتر اجرا شدن هریک از سطوح می تواند در اثربخشی اقدامات صورت گرفته تاثیر گذار باشد.
فرایند پنجگانه تشریفات عبارت است از استقبال، حمل و نقل، اسکان، پذیرایی و بدرقه .